راهنمایی برای ایجاد یک «چارچوب مدیریت عملکرد» موفق

اهمیت همسوسازی اهداف کارکنان با اهداف شرکت

شنبه 1404/09/15 21:52 دسته بندی: مدیران کد خبر: 41583

مدیریت عملکرد یک فرآیند استراتژیک و مستمر بین مدیران، کارکنان و منابع انسانی است که شامل برقراری ارتباط با انتظارات و مسوولیت‌‌‌ها، بررسی عملکرد، تعیین هدف و اجرای استراتژی توسعه می‌شود. هدف مدیریت عملکرد کمک به همسوسازی اهداف فردی کارکنان با اهداف سازمانی، به کارگیری آنها برای موفقیت و ایجاد یک محیط کاری است که همه افراد را به تحقق پتانسیل‌‌‌های آنها تشویق کند.

پنج عنصر مدیریت عملکرد

برای مدیریت عملکرد موثر، پنج عنصر اصلی وجود دارد که عبارتند از:

۱- هدف‌‌‌گذاری: مدیران به اتفاق کارکنان، اهدافSMART (خاص، قابل اندازه‌‌‌گیری، قابل دستیابی، مرتبط و محدود به زمان) را که همسو با چشم‌‌‌انداز گسترده‌‌‌تر شرکت است، تعیین و پیگیری می‌کنند. این اهداف معمولا مرتبط با عملکرد کاری و پیشرفت شغلی هستند.

۲- بازخورد مستمر: مدیران و کارکنان در طول سال به طور منظم با هم جلسه می‌‌‌گذارند، تا در مورد عملکرد و اهداف با یکدیگر بحث و گفت‌‌‌وگو کنند. این بازخورد مکرر و آنی، به ایجاد اعتماد کمک می‌کند و مشکلات را قبل از اینکه تشدید شوند شناسایی می‌کند و فرهنگ رشد را تقویت می‌کند.

۳- نظارت بر عملکرد: منابع انسانی و مدیران، عملکرد کارکنان را بر اساس اهداف خود و از طریق پیگیری معیارهای کلیدی عملکرد و ارائه مداوم بازخورد سازنده، رصد می‌کنند.

۴- آموزش و توسعه: منابع انسانی با توجه به توصیه‌‌‌های مدیران، ممکن است دوره‌های تکمیلی یا کوچینگ عملکرد را به کارکنانی که دارای عملکرد ضعیفی هستند ارائه دهد. از سوی دیگر، ممکن است به کارکنان برتر، برای به حداکثر رساندن پتانسیلشان، پروژه‌‌‌های اضافی محول شود.

۵- شناخت و پاداش: سازمان، عملکرد کارکنان را از طریق بررسی‌‌‌ها و ارزیابی‌‌‌های منظم رتبه‌‌‌بندی می‌کند. عملکرد ضعیف مستمر می‌تواند اخراج را در پی داشته باشد، در حالی که عملکرد عالی می‌تواند منجر به پاداش یا ارتقا شود.

تعریف و انواع «چارچوب مدیریت عملکرد»

چارچوب مدیریت عملکرد (که به عنوان سیستم مدیریت عملکرد نیز شناخته می‌شود) یک رویکرد ساختاریافته است که رهبران منابع انسانی و تیم‌‌‌ها برای نظارت و بهبود عملکرد کارکنان از آن استفاده می‌کنند.

این چارچوب مشخص می‌کند که یک شرکت چگونه با مرور استراتژی مدیریت عملکرد، فرآیندهایی مانند مقیاس رتبه‌‌‌بندی و سیستم‌ها و فناوری، مدیریت عملکرد را عملیاتی می‌کند.

همچنین نقش‌‌‌ها و مسوولیت‌‌‌های نقش‌‌‌آفرینان مختلف در فرآیند را مشخص می‌کند. چند نوع چارچوب مدیریت عملکرد وجود دارد که برخی از آنها مدرن‌‌‌تر و متفاوت از روش‌های سنتی هستند که ممکن است با آنها آشنا باشید و عبارتند از:

متد مرسوم مدیریت عملکرد: این رویکرد سنتی بر بررسی عملکرد سالانه یا شش ماه یک‌بار تکیه دارد. مدیران هر نیروی کار را با استفاده از مقیاس رتبه‌‌‌بندی مورد ارزیابی قرار می‌دهند و در جلسات رسمی به آنها بازخورد ارائه می‌کنند.

متد OKR ماموریت‌‌‌محور: این متد که به معنای اهداف و نتایج کلیدی (Objectives and Key Resutls) است، بر همسویی اهداف فردی و تیمی با ماموریت گسترده‌‌‌تر سازمان تمرکز دارد و امکان بررسی و تنظیم‌‌‌های منظم را برای اطمینان از تداوم این همسویی فراهم می‌کند.

متد بازخورد «مشتری-همکار-مدیر»: بر اساس دیدگاه مشتری ناشی از تاثیر کار، این روش برای محیط‌‌‌هایی که مشتریان ارتباط و تعامل نزدیکی با شرکت دارند، مناسب است.

متد گفت‌‌‌وگوی مستمر: بر اساس بحث‌‌‌های عملکردی مستمر درباره سوالات و معیارهای کلیدی مرتبط با نتایج داخلی سازمان، این رویکرد برای انواع مختلف کار مفید است و می‌تواند برای تیم‌‌‌ها یا مشتریان مختلف اعمال شود.

متد بازتاب سبک قدیمی: این روش شامل بازخورد مداوم است و می‌تواند برای وظایف و کارهای پروژه‌‌‌محور در ریتم‌‌‌ها و پارامترهای تعیین‌‌‌شده استفاده شود.

شش مرحله برای توسعه چارچوب

نیازی نیست برای ایجاد یک چارچوب مدیریت عملکرد که به نفع همه افراد در سازمان شما باشد، به سختی بیفتید. در اینجا چند مرحله ساده برای تضمین موفقیت در این زمینه معرفی می‌‌‌شوند:

مرحله ۱: نیازها و اهداف سازمانی را ارزیابی کنید

گام اول این است که بدانید سازمان شما قصد دارد به چه چیزی دست یابد و همچنین چالش‌‌‌ها و اولویت‌‌‌های منحصربه‌‌‌فرد آن کدامند. سپس شیوه‌‌‌های مدیریت عملکرد موجود، اثربخشی آنها و زمینه‌‌‌های بهبود را ارزیابی کنید. همچنین باید ارزش‌‌‌ها و فرهنگ سازمانی را مورد توجه قرار دهید، زیرا مدیریت عملکرد، تاثیر مستقیمی بر این عوامل دارد. بنابراین، باید دقیقا با فرهنگ و ارزش‌‌‌های شرکت همسو باشد.

اهداف SMART هدفمند که برای اندازه‌‌‌گیری پیشرفت استراتژی و نیروی کار شما به راحتی قابل ردیابی باشند، تعیین کنید. سپس از بهینه‌‌‌سازی منابع برای کمک به شناسایی منابع، مهارت‌‌‌ها و شایستگی‌‌‌های لازم برای دستیابی به اهداف سازمانی استفاده کنید. مهارت‌‌‌ها، دانش و توانایی‌‌‌های فعلی نیروی کار را شناسایی کنید تا بدانید چگونه به توسعه آنها برای رشد خودشان و رفع نیازهای شرکت کمک کنید.

مرحله ۲: نقش‌‌‌ها و مسوولیت‌‌‌ها را تصریح کنید

ذی‌نفعان کلیدی شامل کارکنان و مدیران بخش‌‌‌های مختلف در سطوح مختلف هستند. به جای دیکته کردن اهدافی که کارکنان باید به آنها دست یابند، از آنها دعوت کنید اهداف خود را تعیین کنند و برای رسیدن به این اهداف برنامه‌‌‌ریزی کنند. همچنین، به جای ایجاد سند بررسی عملکرد و ارسال آن برای مدیران، این اختیار را به آنها بدهید که سندی را در قالبی که برای آنها مناسب است ایجاد کنند. این کار به آنها کمک می‌کند سوالات مرتبط و مفیدی را برای سنجش عملکرد تیم خود در نظر بگیرند. همه ذی‌نفعان در ایجاد چارچوب مدیریت عملکرد نقشی ندارند، اما در عملیاتی شدن آن همه آنها نقش دارند. نقشی که شما باید ایفا کنید ایجاد یک چارچوب مناسب برای اهداف کسب و کار است. این فرآیند باید طوری باشد که مدیران عملیاتی را برای مدیریت عملکرد کارکنان مسوولیت‌‌‌پذیر کند و کارکنان نیز مالکیت توسعه خود را بر عهده بگیرند. ارتباطات دائم خود را بین منابع انسانی، مدیران و کارکنان حفظ کنید تا بتوانید برای ایجاد یک چارچوب مدیریت عملکرد با یکدیگر همکاری داشته باشید. این کار‌، به همه افراد دخیل در فرآیند مالکیت بیشتری می‌دهد و می‌تواند به افزایش تعامل و انگیزه آنها کمک کند.

مرحله ۳: اجزای چارچوب را طراحی کنید

کار خود را با اهداف و استراتژی کلی چارچوب آغاز کنید و سپس در مورد شاخص‌‌‌های کلیدی عملکرد تصمیم‌گیری کنید تا به شما در اندازه‌‌‌گیری هر هدف کمک کنند. علاوه بر این، فرآیند را تعریف کنید؛ اینکه اهداف چگونه اندازه‌‌‌گیری می‌‌‌شوند. در مرحله بعد، برنامه‌‌‌های آموزش و توسعه‌‌‌ای را که برنامه‌‌‌ریزی کرده‌‌‌اید توسعه دهید و طبق یک برنامه زمان‌بندی مشخص شروع به اجرای آنها کنید. علاوه بر بررسی سالانه فرآیند، یک کانال ارتباطی دائمی را برنامه‌‌‌ریزی کنید تا منابع انسانی، مدیران و کارکنان بتوانند رابطه قوی‌‌‌تری ایجاد کنند.

این اقدامات، فرصتی را در اختیار کارکنان قرار می‌دهد تا بتوانند نظرات خود را به اشتراک بگذارند و بگویند چه چیزی خوب پیش می‌رود و کجا به حمایت بیشتری نیاز دارند. این کارها نیازی به کاغذبازی‌‌‌های اداری ندارند و می‌توانند به سادگی یک «گفت‌‌‌وگو» باشند که هر دو هفته یا هر ماه برنامه‌‌‌ریزی می‌شود.

مرحله ۴: راه‌حل‌‌‌های فناوری را پیاده‌سازی کنید

از یک پلتفرم متمرکز برای ارسال یادآورهای خودکار قبل از جلسات استفاده کنید و همه اسناد مهم را در مکانی امن در یک فضای ابری ذخیره کنید. این کار به شما کمک می‌کند همه کارکنان را رصد کنید و از پیشرفت و نیازهای آنها آگاه باشید.

پلتفرمی را انتخاب کنید که به خوبی با سیستم‌های منابع انسانی موجود شما ادغام شود و امکان سفارشی‌‌‌سازی را فراهم کند تا انعطاف‌‌‌پذیری بیشتری در اختیار شما قرار دهد. هنگامی که پلتفرم را انتخاب کردید، بر پیاده‌سازی و آموزش مناسب تمرکز کنید تا مطمئن شوید که همه کاربران نحوه استفاده از سیستم جدید را می‌‌‌دانند. علاوه بر این، برای ارائه کمک‌‌‌های مداوم، یک سیستم پشتیبان ایجاد کنید و پس از اجرا به‌‌‌طور مستمر آن را ارزیابی و اصلاح کنید. به طور منظم، از کاربران بازخورد جمع‌‌‌آوری کنید تا زمینه‌‌‌های بهبود را شناسایی کنید و مطمئن شوید که سیستم به خوبی به هدف خود عمل می‌کند.

مرحله ۵: مدیران را آموزش دهید و حمایت کنید

گام نهایی در توسعه یک چارچوب مدیریت عملکرد موثر، آموزش مدیران برای تسهیل آن، ایجاد اعتماد در کارکنان و کمک به آنها برای رسیدن به اهدافشان است. برای اطمینان از اینکه کارکنان منابع لازم برای به حداکثر رساندن پتانسیل خود را در اختیار دارند و اینکه مدیران برای مقابله با عملکرد ضعیف به خوبی مجهز هستند، از همه گروه‌‌‌ها پشتیبانی لازم را انجام دهید.

مرحله ۶: چارچوب را آزمایش و اصلاح کنید

گام آخر این است که چارچوب خود را آزمایش کنید. بازخوردها را دریافت کنید تا بتوانید تاثیر چارچوب مدیریت عملکرد را بفهمید؛ اینکه چگونه کار می‌کند و چه چیزی باید بهبود پیدا کند. این بازخورد همچنین می‌تواند مشخص کند که چرا برخی از کارکنان ممکن است عملکرد ضعیفی داشته باشند یا اینکه چرا برخی از اعضای تیم به طور مداوم به اهداف خود می‌‌‌رسند، در حالی که در مورد برخی دیگر این‌‌‌گونه نیست. فقط به جمع‌‌‌آوری بازخورد اکتفا نکنید - بلکه از آن برای بهبود چارچوب خود در طول زمان استفاده کنید.

نتیجه‌‌‌گیری

یک چارچوب مدیریت عملکرد قوی می‌تواند از طریق همسو کردن اهداف کارکنان با اهداف شرکت، هم رشد کارکنان و هم موفقیت سازمانی را هدایت کند. همچنین انتظارات شفاف، بازخورد مستمر و پیشرفت شغلی را تضمین می‌کند. شما می‌توانید از طریق یکپارچه‌‌‌سازی فناوری، مشارکت دادن ذی‌نفعان کلیدی، و تمرکز روی اصلاح مستمر، چارچوبی ایجاد کنید که نه تنها مشارکت و بهره‌‌‌وری کارکنان را افزایش می‌دهد، بلکه شفافیت و انصاف را در ارزیابی عملکرد افزایش می‌دهد. در نهایت، موفقیت چارچوب شما به سازگاری آن و حمایتی که از مدیران و کارکنان ارائه می‌دهد بستگی دارد. دور شدن از روش‌های سنتی بررسی عملکرد و روی آوردن به فرآیندهای بازخورد پویاتر و مداوم، می‌تواند رضایت و عملکرد کارکنان را افزایش دهد.

بنابراین به طور مداوم بازخوردها را جمع‌‌‌آوری و طبق آنها عمل کنید تا سیستم مدیریت عملکرد خود را موثر، مرتبط و همسو با اهداف فردی و سازمانی در حال تکامل، نگه دارید.

منبع: AIHR