هشت نکته عملی برای مدیریت و افزایش بهره‏‏‌وری تیم؛

چرا باید به کارکنان استقلال بدهید؟

شنبه 1404/03/17 21:57 دسته بندی: مدیران کد خبر: 43676

بسیاری از مشاغل، به دلایل منطقی به افراد اجازه نمی‌‌‌دهند که تصمیم بگیرند چه زمانی می‌‌‌خواهند کار کنند. در این موارد، استقلال کارکنان به این صورت است که به افراد به شیوه‌‌‌ای آزادی کار داده می‌شود که بیشترین تناسب را با شرایطشان دارد و می‌تواند این موارد را دربربگیرد:

ترتیبی که آنها وظایف خود را انجام می‌دهند.

توانایی اخذ تصمیم بدون کمک دیگران

سرعت انجام کار

توانایی حل مشکلات بدون کمک دیگران

کنترلی که روی وظایف خود دارند.

این واقعیت که کارکنان در محل کار تا حد مشخصی استقلال دارند، به این معنی نیست که محدودیتی برای آنها وجود ندارد. آنها می‌توانند تصمیم بگیرند که چگونه می‌‌‌خواهند کارشان را انجام دهند تا زمانی که این تصمیم با اهداف سازمانی و تیمی همسو باشد.

معنای عدم‌استقلال کاری

در طرف مقابل استقلال کاری، مدیریت خرد یا ذره‌‌‌بینی قرار دارد. این سبک مدیریتی اغلب با مدیرانی شناخته می‌شود که همه چیز را از نزدیک مشاهده و کنترل می‌کنند یا دائم به اعضای تیم خود یادآوری می‌کنند که چه کاری باید انجام شود. مدیریت خرد - و عدم‌استقلال در محیط کار - بر انگیزه، مشارکت و عملکرد کارکنان تاثیر منفی می‌‌‌گذارد. یک نظرسنجی نشان داده کارکنانی که به مدیران گزارش می‌دهند:

۶۹‌ درصد اظهار کردند که به دلیل مدیریت خرد به فکر تغییر شغل هستند و۳۶‌درصد شغل خود را تغییر دادند.

در نظرسنجی دیگر:

۵۵‌ درصد ادعا کردند که مدیریت خرد به عملکرد شغلی آنها آسیب رسانده است.

۶۸ درصد گفتند که روحیه آنها تضعیف شده است.

استقلال، انعطاف‌‌‌پذیری، دورکاری

استقلال در محیط کار، همان انعطاف‌‌‌پذیری یا دورکاری نیست. در واقع، اختیار دادن به کارکنان برای اینکه دو روز در هفته از خانه کار کنند، ربطی به استقلال دادن به آنها ندارد. کارکنانی که استقلال دارند، اولویت‌‌‌های متفاوتی دارند و بنابراین هر کس روش کاری متفاوتی دارد که به او امکان می‌دهد بهترین عملکردش را داشته باشد. به‌عبارت دیگر، هیچ‌‌‌کس بهتر از شما نمی‌‌‌داند چه چیزی برای شما مناسب است. بنابراین شما مسوول انجام کار به‌‌‌موقع و مطابق با استاندارد کیفیت مورد انتظار هستید. چه از محل کار باشد چه در خانه، چه در لباس راحتی یا یک لباس رسمی.

استقلال در محل کار چگونه است؟

استقلال کارکنان، از شرکتی به شرکت دیگر و احتمالا از یک تیم به تیم دیگر متفاوت خواهد بود. با این حال، چند ویژگی در خصوص استقلال محل کار وجود دارد که می‌توانیم آنها را مشخص کنیم:

کارکنان قدرت تصمیم‌گیری مشخصی دارند.

مدیران پروژه‌‌‌ها، ضرب‌‌‌الاجل‌‌‌ها و برخی دستورالعمل‌‌‌ها را تعیین می‌کنند، اما به اعضای تیم خود برای انجام کار اعتماد دارند.

در صورت امکان، کارکنان تصمیم می‌‌‌گیرند که چه زمانی و در کجا کار کنند.

مدیران در دسترس هستند تا در صورت لزوم حمایت کنند.

کارکنان تصمیم می‌‌‌گیرند که چگونه کار کنند.

دلایل قانع‌‌‌کننده مختلفی وجود دارد که چرا سازمان‌ها باید استقلال در محل کار را ترویج کنند. برخی از آنها عبارتند از:

افزایش خرسندی: هنگامی که کارکنان در محیط کاری خود آزادی و استقلال دارند، ۱۲‌درصد احتمال بیشتری وجود دارد که از شغل خود راضی باشند.

تعادل بهتر کار و زندگی: افرادی که کنترل بیشتر روی کاری که در طول یک روز انجام می‌دهند (در چارچوب پارامترها) دارند، می‌توانند بین زندگی کاری خود و مسوولیت‌‌‌های زندگی شخصی خود تعادل برقرار کنند.

افزایش رفاه: حس اعتماد و حمایت مدیر و سازمان همراه با توانایی عملکرد مستقل، استرس را کاهش و رفاه کلی افراد را افزایش می‌دهد.

زمان بیشتر برای خلاقیت: در محیطی که استقلال شغلی را ترویج می‌کند، کارکنان فرصت‌‌‌های بیشتری برای خلاقیت دارند. مدیران به نتایج کار، بیشتر از نظارت بر تیم خود در هر دقیقه از روز اهمیت می‌دهند که این مساله فضایی را برای خلاقیت و کارآفرینی در اختیار کارکنان می‌‌‌گذارد.

افزایش رضایت شغلی: استقلال در محیط کار باعث می‌شود افراد احساس مسوولیت بیشتری داشته باشند، جدی گرفته شوند و ارزشمند باشند.

این امر به نوبه خود به سطوح بالاتری از رضایت شغلی منجر می‌شود.

مشارکت بیشتر کارکنان: استقلال موجب توانمند شدن افراد شده و این توانمندی، مشارکت بیشتر کارکنان را در پی خواهد داشت.

تصمیم‌گیری بهتر و بهبود خدمات به مشتریان: ترویج استقلال در محیط کار، مهارت‌‌‌های تصمیم‌گیری افراد را بهبود می‌‌‌بخشد. این امر به نوبه خود می‌تواند بر کیفیت خدمات مشتری که سازمان شما ارائه می‌دهد تاثیر مثبت بگذارد.

بهره‌‌‌وری بیشتر و ترک شغل کمتر: جای تعجب نیست که مزایای ذکر شده به افزایش بهره‌‌‌وری کارکنان، روحیه کلی بهتر و ترک شغل کمتر منجر می‌شود.

۸ نکته برای ایجاد فرهنگ استقلال

هر چقدر هم که استقلال برای سازمان و نیروی کار جذاب باشد، اگر به خوبی اجرا نشود می‌تواند منجر به هرج و مرج، سردرگمی و نارضایتی در میان کارکنان شود. همچنین این رویکرد برای همه کارکنان مناسب نیست. بنابراین، پیاده‌سازی استقلال در محیط کار نیازمند یک استراتژی خوب و ساختاریافته است.

هشت ایده در این خصوص عبارتند از:

۱- تعریف کنید که استقلال در سازمان شما چگونه به نظر می‌‌‌رسد: همان‌طور که پیش‌تر گفته شد، استقلال کارکنان در هر سازمانی متفاوت خواهد بود.

بنابراین، به وضوح تعریف کنید که استقلال در شرکت شما به چه معناست و چگونه با اهداف و ارزش‌‌‌های سازمان همسو است.

۲- چارچوب و سیاست‌‌‌هایی که از استقلال حمایت می‌کنند، تدوین کنید: بر اساس تعریف شرکت شما از استقلال، می‌توانید چارچوبی را توسعه دهید که از این استقلال و سیاست‌‌‌های مربوط به آن پشتیبانی کند.

با تدوین سیاست‌‌‌های خاص برای حوزه‌‌‌های مختلف کسب و کار، به کارکنان آزادی تصمیم‌گیری، حل مشکلات و مدیریت کار بدون دخالت بی‌‌‌مورد را می‌‌‌دهید.

در مرحله بعد، مطمئن شوید که کارکنان مرزها و انتظاراتی را که درخصوص استقلال وجود دارد درک می‌کنند. البته توسعه سیاست‌‌‌ها یک چیز است و اطمینان از آگاهی کارکنان از این سیاست‌‌‌ها یک چیز دیگر.

از طریق کانال‌‌‌های مختلف همچون ‌‌‌خبرنامه‌‌‌های هفتگی، جلسات گفت‌‌‌وگوی شرکت، جلسات اطلاع‌‌‌رسانی و... درباره چارچوب شرکت خود برای استقلال کارکنان صحبت کنید.

۳-مدیران را آموزش دهید: استقلال دادن به کارکنان نیازمند نوع خاصی از مدیریت است.

این کار نیازمند اعتماد و دادن فضا به کارکنان و در عین حال در دسترس بودن در صورتی است که اعضای تیم شما به مشاوره یا راهنمایی نیاز داشته باشند.

همچنین نیازمند توانایی تفویض و تقسیم مسوولیت است. مدیریت یک تیم در سازمانی که استقلال کارکنان را تشویق می‌کند، برای برخی افراد عادی‌‌‌تر از دیگران است. به‌‌‌عنوان منابع انسانی، می‌توانید با ارائه آموزش‌‌‌های کافی به مدیران از آنها حمایت کنید.

۴- موفقیت‌‌‌ها را جشن بگیرید: سعی کنید عادتی برای تجلیل از برخی نمونه‌‌‌های استقلال کارکنان در شرکت ایجاد کنید. این کار را می‌توان در سطح تیمی و همچنین در سطح سازمانی انجام داد.

مدیران را تشویق کنید که در طول یک جلسه تیمی، کمی زمان اختصاص دهند تا موقعیتی را که در آن به عنوان مثال یکی از اعضای تیم آنها به صورت مستقل تصمیم می‌گیرد چگونه یک مساله را با یک مشتری با موفقیت حل کند، برجسته کند.

یک کانال در بخش گفت‌‌‌وگوی سازمان خود ایجاد کنید که در آن دستاوردهای کارکنان به اشتراک گذاشته و جشن گرفته شود.

۵- از اشتباهات درس بگیرید: اگر می‌‌‌خواهید استقلال شغلی را تشویق کنید، افراد باید آزادی تجربه کردن - در چارچوب موجود - را داشته باشند و آزمایش‌‌‌هایشان «اشتباه» باشد. این کار نیازمند روش متفاوتی برای بررسی اشتباهات است. تغییر درک افراد از اشتباه و ایجاد محیطی که در آن افراد آزادانه اشتباه کنند، زمان می‌‌‌برد. چند موردی که می‌توانند به این فرآیند کمک کنند عبارتند از:

تشویق مدیران به اعتراف به اشتباهات خود و بحث در مورد یادگیری با تیم خود.

جشن گرفتن اشتباهاتی که به موفقیت یا یادگیری‌‌‌های مهم تبدیل شده‌‌‌اند.

ایجاد یک پلتفرم رسمی که در آن می‌توان یادگیری را به اشتراک گذاشت.

۶-کارکنان را به ابزارهای مناسب مجهز کنید: کارکنان بدون ابزارهای مناسب نمی‌توانند به صورت مستقل کار کنند. اینکه این ابزارها کدام‌‌‌ها هستند برای هر تیم و دپارتمان و حتی برای هر فرد متفاوت خواهد بود. به‌عنوان مثال، یک تیم ارائه‌‌‌دهنده خدمات به مشتری ممکن است به بودجه خاصی نیاز داشته باشد که بتواند به صورت مستقل از آن برای حل مسائل مربوط به مشتری استفاده کند.

از کارکنان بپرسید برای انجام کارشان به چه ابزارهایی نیاز دارند. آنها احتمالا بهتر از هر کس دیگری می‌‌‌دانند که برای کار موثر به چه چیزهایی نیاز است. می‌توانید از یک نظرسنجی ساده استفاده کنید تا متوجه شوید به چه ابزارهایی نیاز دارند.

۷- موفقیت‌‌‌ها را بسنجید: بر اساس تعریف سازمان شما از استقلال، می‌توانید معیارها و شاخص‌‌‌های کلیدی عملکرد (KPIs) را برای اندازه‌‌‌گیری استقلال، تعامل و بهره‌‌‌وری کارکنان تعیین کنید. اگر می‌‌‌خواهید بدانید که آیا تلاش‌‌‌های شما در خصوص استقلال جواب می‌دهد یا خیر - و در کدام بخش به تنظیم دقیق نیاز است - این موضوع می‌تواند بسیار حیاتی باشد.

۸- صبور باشید: استقلال در محیط کار چیزی نیست که یک‌شبه اتفاق بیفتد؛ به‌خصوص اگر افراد سازمان شما قبلا از آن برخوردار نبوده باشند.

گفت‌‌‌وگو را ادامه دهید. به‌طور منظم مدیران و کارکنان را بررسی کنید تا ببینید با چه چالش‌‌‌هایی مواجه هستند و تنگناها در کجا قرار دارند.

روشن است که استقلال در محیط کار می‌تواند مزایای فوق‌‌‌العاده‌‌‌ای، هم برای کارکنان و هم برای سازمان داشته باشد. به منظور دستیابی به استقلال در سازمان، منابع انسانی باید اطمینان حاصل کند که ساختارها برای فراهم کردن پارامترهای کار در داخل سازمان و جشن گرفتن موفقیت‌‌‌ها برای القای مداوم فرهنگ استقلال ایجاد شده‌‌‌اند.

منبع: AIHR