چگونه در سازمان خود تغییرات ایجاد کنیم؟

یک شنبه 1404/01/31 01:58 دسته بندی: مدیران کد خبر: 39154

به گزارش گروه آنلاین روزنامه دنیای اقتصاد، تغییر سازمانی به تمام اقدامات و فعالیت‌‌هایی گفته می‌شود که یک شرکت برای سازگار کردن خود با شرایط و موقعیت‌‌های جدید انجام می‌دهد. به‌‌طور کلی، تغییرات سازمانی را می‌توان به دو دسته اصلی تقسیم کرد که عبارتند از تغییرات تطبیقی و تغییرات دگرگون‌‌ساز.

تغییرات تطبیقی: تغییرات تطبیقی معمولا کوچک و تدریجی و محدود هستند و شامل دگرگونی‌‌هایی می‌‌شوند که یک سازمان انجام می‌دهد تا محصولات و فرآیندها و استراتژی‌‌های خود را در طول زمان تکامل ببخشد. به‌‌عنوان ‌‌مثال، استخدام نیروهای جدید در سازمان یا اضافه‌‌ کردن اعضای جدید به تیم‌‌های کاری با هدف پاسخگویی به تقاضاهای جدید یا اجرای سیاست جدید دورکاری و مختار کردن کارکنان برای کارکردن در خانه یا در محل کار با هدف جلب رضایت آنها و حفظ استعدادهای درخشان در شرکت، نمونه‌‌هایی هستند از تغییرات تطبیقی که شرکت‌ها صورت می‌دهند تا پیشرفت بیشتری در زمینه دستیابی به اهداف کلان خود داشته باشند.

تغییرات دگرگون‌‌ساز: تغییرات دگرگون‌‌ساز، تغییرات بزرگ و کلانی هستند که در ابعاد وسیعی اتفاق می‌‌افتند و پیامدهای قابل ‌‌توجه و بلندمدتی را به دنبال می‌‌آورند و باعث می‌‌شوند شرکت بتواند از موقعیت کنونی‌‌اش فاصله بگیرد و افق‌‌های جدیدی را برای خود ترسیم کند. راه‌‌اندازی یک خط تولید جدید یا ورود به بازارهای جدید یا شروع فعالیت در خارج از مرزها و بین‌المللی شدن شرکت‌ها، نمونه‌‌هایی از تغییرات دگرگون‌‌ساز به شمار می‌‌آیند.

تحقق کامل و موفق اهداف مرتبط با تغییر سازمانی نیازمند برداشتن گام‌‌های محکم و پشت سر گذاشتن مراحلی است که برای به ‌‌نتیجه ‌‌رسیدن هر تغییری در سازمان ضروری هستند و رهبران و مدیران سازمان‌ها و شرکت‌ها باید با دقت و به شکلی حساب شده آنها را اجرا کنند.

مراحل پنج‌‌گانه فرآیند مدیریت تغییر

۱-آماده کردن سازمان برای تغییر

اگر رهبران و مدیران یک سازمان بخواهند تغییراتی را در آنجا به وجود آورند و در این مسیر به موفقیت دست پیدا کنند، در ابتدا باید سازمان را برای این تغییرات آماده کنند. این آماده‌‌سازی هم باید در بخش فرهنگ و در قالب تغییرات فرهنگی انجام شود و هم در بخش لجستیک و زیرساخت‌‌ها. در مرحله آماده‌‌سازی، مدیران باید بر کمک به کارکنان برای درک و فهم درست تغییراتی که در راه است و نیاز به این تغییرات تمرکز کنند و کارکنان تمام بخش‌‌های مختلف سازمان را از نظر ذهنی آماده پذیرش و مشارکت در فرآیند تغییر کنند و از سوی دیگر امکانات و تجهیزات لازم را برای وقوع تغییر و تحول فراهم آورند.

۲-آماده‌‌سازی پیش‌‌نویس و نقشه راه تغییر

هنگامی که یک سازمان آماده در آغوش کشیدن تغییر شد و بستر مناسبی برای اجرای تغییرات سازمانی در آنجا فراهم شد مدیران باید یک برنامه جامع و نقشه راه استراتژیک واقع‌‌بینانه برای پیاده‌سازی تغییر در سازمان ترسیم کنند. چنین برنامه و نقشه‌‌ای باید شامل موارد زیر باشد:

• اهداف استراتژیک: این اهداف به‌‌خوبی نشان می‌دهند تحولاتی که قرار است انجام شوند به تحقق کدام اهداف کلان سازمان کمک خواهند کرد.

• شاخص‌‌های کلیدی عملکرد: این شاخص‌‌ها مشخص می‌کنند که میزان موفقیت شرکت در اجرای تغییرات چگونه و با چه شاخص‌‌هایی مورد سنجش و اندازه‌‌گیری قرار خواهد گرفت و حرکت از وضعیت موجود به وضعیت آینده چگونه ارزیابی می‌شود.

• مشارکت‌‌کنندگان در پروژه تغییر: در اینجا باید به طور دقیق مشخص شود که چه کسانی و کدام تیم‌‌ها باید در فرآیند اجرای تغییر سازمانی مشارکت داشته باشند و در هر مرحله قرار است چه‌‌کارهایی را انجام دهند و چه کسی مسوول انجام چه کاری است.

• مراحل مختلف پروژه تغییر: در این مرحله همچنین باید مشخص شود پروژه تغییر دارای چه مراحلی است و ترتیب انجام کارها به چه صورت است و چه‌‌کارهایی باید یا نباید انجام پذیرد.

۳-اجرای تغییرات

بعد از اینکه بسترسازی‌‌های لازم برای تغییرات سازمانی صورت گرفت و برنامه‌‌ها و نقشه راه تغییر ترسیم شد، کارهایی باید انجام شوند که موجب بروز تغییر و تحولات لازم در ساختارها، فرآیندها، استراتژی‌‌ها، رفتارهای کارکنان و سایر بخش‌‌های سازمان شوند. وظیفه اصلی مدیران در این مرحله این است که علاوه بر نظارت مستمر بر اجرایی ‌‌شدن فرآیند تغییر، به کارکنانشان قدرت و اختیار لازم برای اجرای وظایف محوله را اعطا کنند و به دنبال تمرکززدایی باشند.

۴- پیوند زدن تغییرات سازمانی با فرهنگ شرکت و فرآیندهای جاری در آن

بعد از اجرایی‌‌ شدن تغییرات در سازمان لازم است اقداماتی در سطوح مختلف شرکت انجام پذیرد تا جلوی بازگشت سازمان به دوران قبل از تغییر و کمرنگ‌‌شدن تغییرات صورت‌‌ گرفته در بخش‌‌های گوناگون گرفته شود و زحمات کشیده شده در این زمینه به هدر نرود.

۵-بازبینی میزان پیشرفت و تحلیل نتایج

واقعیت این است که فرآیند تغییر سازمانی با اجرایی‌‌ شدن چهار مرحله قبل به پایان نمی‌رسد و این‌‌طور نیست که رهبران سازمان فکر کنند بعد از اجرا و تثبیت تغییرات در درون سازمان این پروژه به پایان رسیده و دیگر قرار نیست کار دیگری در این ‌‌خصوص صورت پذیرد. در واقع رهبران سازمان بعد از اجرای تغییرات سازمانی باید به طور دوره‌‌ای و منظم دست به یکسری بازبینی‌‌ها و تحلیل‌‌ها در مورد نتایج حاصل از تغییرات سازمانی بزنند تا دریابند آیا تغییر موفق بوده یا شکست‌‌ خورده است.

منبع: Forbes