علل ناموفق شدن جلسه
شنبه 1404/03/17 21:57 دسته بندی: مدیران کد خبر: 43574ضعف در مدیریت جلسه
یکی دیگر از علت‌‌‌های بی‌‌‌نتیجه بودن جلسات، مدیریت آن است. مدیران گاه در جلسات مرتکب اشتباهاتی می‌‌‌شوند که توان بالقوه بالای جلسه را کاملا از بین می‌‌‌برند. در ادامه به این اشتباه‌‌‌ها می‌‌‌پردازیم:
۱- تاخیر در آغاز جلسه: برخی از مدیران آغاز جلسه را به تعویق انداخته تا افرادی که تاخیر داشته‌‌‌اند نیز بتوانند در جلسه حضور پیدا کنند.
در این صورت، افرادی که به‌‌‌موقع در جلسه حاضر شدهاند مجبورند منتظر سایر افراد بمانند. آنها به مرور درمی‌‌‌یابند که این موضوع باعث اتلاف وقت آنان شده و پس از آن، خودشان نیز با تاخیر در جلسه حاضر می‌‌‌شوند. خیلی زود می‌‌‌بینید جلسه‌‌‌ای که باید سر ساعت ۱۰ آغاز شود، نیم ساعت پس از آن شروع خواهد شد. آغاز جلسه را به تاخیر نیندازید و به هیچ عنوان از تصمیم خود منصرف نشوید.
۲- از دست دادن کنترل جلسه: برخی از مدیران، موجز و کوتاه سخن می‌‌‌گویند، در حالی که در نقطه مقابل، افرادی هستند که بسیار طولانی صحبت میکنند. جلسات زمانی ناموفق خواهند بود که نتوانید گروه و همچنین بحث را در مسیر اصلی نگه دارید. بسیاری از افراد علاقه فراوانی به صحبت کردن و شنیده شدن حرف‌‌‌هایشان دارند. این افراد درباره تمامی موضوعاتی که در حوزه علایقشان باشد، وسط بحث پریده و اظهارنظر میکنند؛ هرچند که این موارد ارتباطی هم با بحث نداشته باشد. در برخی موارد دیگر نیز افراد درگیر مباحث داغی می‌‌‌شوند که هیچ نتیجه روشنی در برنخواهد داشت. یک مدیر ماهر باید جلسه را در مسیر اصلی نگاه داشته و آن را به جلو پیش ببرد.
۳- تسلط بر جلسه: سخنرانی نکنید! اگر مدیر تمام جلسه را به صحبت‌‌‌های خود اختصاص دهد، در عمل جلسه مذکور نتیجه‌‌‌ای نخواهد داشت.
۴- به نتیجه نرسیدن: برخی از جلسات نیز به این دلیل ناموفقند که حاضران نمی‌‌‌توانند به یک نتیجه مشخص دست یابند. افراد بحث و جدل‌‌‌های زیادی برای رسیدن به نتیجه انجام می‌‌‌دهند، اما تمایلی به نهایی کردن آن و دستیابی به هدف نهایی از خود نشان نمی‌‌‌دهند. البته شاید این افراد از اینکه به نتیجه نادرستی برسند می‌‌‌ترسند. همچنین ترس آنها ممکن است ناشی از این باشد که اطلاعات کافی برای انتخاب یک راه حل خوب را در اختیار ندارند و اگر آن را به کار گیرند، سرانجام به ضرر آنها تمام خواهد شد. مدیران باید این جرات را داشته باشند که دیگران را در مشارکت تعیین تصمیم نهایی تشویق کنند.
مشارکت ضعیف گروه
همان‌‌‌طور که اشاره شد، اگر افراد برای شرکت در جلسه تشویق نشوند، برگزاری آن جلسه کار بیهوده‌‌‌ای است. یکی از روش‌‌‌هایی که می‌‌‌توانید از آن به عنوان مشارکت همگانی و از بین بردن تسلط تک‌‌‌نفره استفاده کنید، سپردن هدایت جلسه به فردی دیگر است. در هر زمان ممکن، می‌‌‌توانید هدایت جلسه را به فرد دیگری بسپارید.
این روش یکی از بهترین راه‌‌‌های ممکن برای بالا بردن مهارت و اعتماد به نفس افراد زیردست است. سپردن هدایت جلسه، ابزار آموزشی بسیاری خوبی برای کارکنان است. این روش فرصتی در اختیار آنها قرار می‌‌‌دهد تا افکار خود را مدیریت کرده و آنها را در مقابل افراد هم‌‌‌رده خود مطرح کنند. وقتی مدیریت جلسه را به یکی از اعضای گروه (که در جایگاه پایین‌‌‌تری نیز قرار دارد) واگذار می‌‌‌کنید، با این موضوع بسیار جدی برخورد کرده و تلاش بی‌‌‌وقفه‌‌‌ای را صرف برنامهریزی و نوشتن دستور جلسه خواهد کرد. با واگذاری این مسوولیت به افراد زیردست می‌‌‌توانید زمان زیادی برای خود بخرید. اگر در جلسات مدیریتی اغلب افراد مختلفی را برای مدیریت جلسه انتخاب کنید، در بیشتر موارد از نتیجه به دست آمده بسیار شگفت‌‌‌زده می‌‌‌شوید. حتی افراد خجالتی و کم‌‌‌رو که به ندرت صحبت میکنند، وقتی در جایگاه مدیر قرار می‌‌‌گیرند بسیار عالی عمل خواهند کرد.
عدم پیگیری
گاهی ایده‌‌‌های بزرگی در جلسات مطرح می‌‌‌شوند، اما به جایی نمی‌‌‌رسند. علت این موضوع نیز مشخص نکردن وظایف افراد در گام بعدی است. در واقع اینکه چه کسی مسوول انجام هر یک از تصمیمات اتخاذ شده است، مشخص نمیشود. هدف جلسه فقط بحث کردن نیست، بلکه زمینه‌‌‌سازی برای اجرای تصمیمات است. فراموش نکنید که مشخص کردن وظایف افراد بر عهده مدیر است. گروه باید نظرات همه شرکت‌‌‌کنندگان را جویا شده، معیارهای ارزیابی کیفیت عملکردها را تدوین کرده و برای انجام آن مهلتی مشخص در نظر بگیرد. پرسش مطلوب در جلسات این است که «اقدام بعدی چیست؟»
در حال حاضر مشغول انجام چه کاری هستیم و چه کسی باید آن را انجام دهد؟ زمان اتمام کار چه وقتی است و چگونه باید آن را بسنجیم؟ هر چه شفافیت و تمرکز بیشتری داشته باشید و جلسات را به نقطه‌‌‌ای شفاف برای نتیجه‌‌‌گیری برسانید، جلسه ارزشمندتر و سودمندتر خواهد بود. در این صورت، افراد مشتاقانه انتظار جلسات بعدی شما را خواهند کشید و فرصت‌‌‌های بیشتری برای پیشرفت در اختیارتان قرار خواهد گرفت.
محل مناسبی برای جلسه انتخاب کنید
تصور کنید اتاق کناری شما در حال پخش موسیقی است. مشکلاتی نظیر سیستم صوتی ضعیف، نبود امکانات یا مناسب نبودن دمای اتاق، مواردی هستند که میتوانند از تاثیرگذاری جلسه بکاهند. اگر جلسه در جایی بیرون از دفتر کار شما برگزار میشود، حتما پیش از رزرو، آن را بررسی کنید. اطمینان پیدا کنید که در کنار یک آشپزخانه، بزرگراه یا جای شلوغ دیگری واقع نشده باشد. بسیاری از سالن‌‌‌هایی که برای برگزاری جلسه رزرو می‌‌‌کنید، برای ضیافت‌‌‌ها طراحی شدهاند و از نور بسیار ضعیفی برخوردارند. با توجه به این موضوع، سالن نور کافی برای یادداشت‌‌‌برداری و همچنین دید به گوینده روی سن ندارد.
همیشه محل برگزاری جلسه را بررسی کنید و اطمینان حاصل کنید که تمامی امکانات، همان‌‌‌طور که توافق کرده‌‌‌اید به درستی تنظیم شدهاند.
منبع: کتاب «جلسات ثمربخش: برنامهریزی و مدیریت جلسات موثر در سازمان»
ترجمه: صالحه سپهری‌‌‌فر، متین تولمی / انتشارات «دنیای اقتصاد»
