پنج اشتباهی که مدیران هنگام ارائه بازخورد منفی مرتکب می‏‏‌شوند

یک شنبه 1404/09/23 02:26 دسته بندی: مدیران کد خبر: 40677

ما انسان‌‌‌ها ذاتا دوست داریم که مورد قبول دیگران باشیم و احساس تعلق داشته باشیم. هرگونه تقابلی می‌تواند این حس را خراب کند. به همین دلیل، مدیران تازه‌‌‌کار بیش از دیگران نگران آسیب دیدن رابطه خود با کارکنان هستند. آنها می‌‌‌ترسند که ارائه بازخورد انتقادی، روابط آنها را با زیردستشان خراب کند.

اگر شما هم چنین تجربه‌‌‌ای داشته‌‌‌اید، نگران نباشید. اگرچه این گفت‌‌‌وگوها هیچ‌‌‌وقت آسان نیستند، اما با تمرین و تکرار، مهارت‌‌‌های ارتباطی‌‌‌تان بهبود می‌‌‌یابد و راحت‌‌‌تر می‌توانید به دیگران بازخورد منفی بدهید. با این حال، برخی اشتباه‌‌‌های رایج وجود دارد که مدیران تازه‌‌‌کار مرتکب می‌‌‌شوند. برای اینکه بتوانید از این اشتباه‌‌‌ها اجتناب کنید و با اعتماد به نفس بیشتری این گفت‌‌‌وگوها را انجام دهید، بهتر است بدانید که چه کارهایی را نباید انجام دهید و در عوض چه کارهایی را باید انجام دهید.

اشتباه اول: به تعویق انداختن گفت‌‌‌وگوی مهم عملکردی

اجتناب از گفت‌‌‌وگویی که در مورد عملکرد فرد انجام می‌شود، به نفع هیچ‌‌‌کس نیست؛ به‌‌‌خصوص برای خود فرد. این تاخیر می‌تواند بسیار آسیب‌‌‌زننده باشد، مخصوصا اگر فرصت جبران اشتباه‌‌‌ها از او گرفته شود.

مشکلات عملکردی معمولا با گذشت زمان خودبه‌‌‌خود حل نمی‌‌‌شوند. برای رفع این مشکلات باید اقدامات لازم انجام شود. بهترین راه این است که در همان زمان وقوع مشکل یا به‌‌‌محض اینکه متوجه آن شدیم، بازخورد لازم را به فرد بدهیم. نیازی نیست منتظر بمانیم تا چند مشکل کوچک روی هم جمع شوند و سپس اقدام کنیم؛ حتی اگر این به معنای خارج شدن از چارچوب ارزیابی‌‌‌های دوره‌‌‌ای باشد. برای اینکه فرد برای این گفت‌‌‌وگو آماده باشد، می‌توانید از قبل به او اطلاع دهید. با این کار، فرد غافلگیر نمی‌شود و هر دوی شما فرصت می‌‌‌کنید برای این گفت‌‌‌وگو آماده شوید.

اشتباه دوم: آماده نبودن کافی برای گفت‌‌‌وگو

بسیاری از مدیران تازه‌‌‌کار برای گفت‌‌‌وگوهای عملکردی به اندازه کافی آماده نیستند. در حالی که آماده بودن برای یک گفت‌‌‌وگوی سازنده بسیار مهم است. این اهمیت وقتی می‌‌‌خواهید بازخورد منفی بدهید، دوچندان می‌شود.

قبل از شروع گفت‌‌‌وگو، باید مسوولیت‌‌‌های کارمندتان و انتظاراتتان از نحوه و زمان انجام کارها را به خوبی بشناسید.

همچنین باید نقاط قوت و ضعف او را هم بشناسید. اگر نیروی کاری در انجام برخی وظایف یا پروژه‌‌‌ها موفق نبوده، باید بتوانید دلیل این عدم‌موفقیت را به وضوح برای او توضیح دهید.

آماده بودن به همین دلیل اهمیت دارد. قبل از جلسه، از خودتان بپرسید:

• انتظار من از این نیروی کار در این دوره چه چیزی است؟

• آیا انتظارات من منطقی است و به او اطلاع داده‌‌‌ام؟

• آیا می‌توانم توضیح دهم که کار او چه تاثیری بر اهداف کلی تیم دارد؟

• اگر فکر می‌‌‌کنم او در انجام کاری کوتاهی کرده، چه مدرکی برای اثبات آن دارم؟

• آیا می‌توانم مثال‌‌‌هایی از کارهایی که به اندازه کافی خوب انجام نشده‌‌‌اند، به او بدهم؟

• چه راهنمایی به او کمک می‌کند تا دوباره به مسیر درست برگردد؟

اگر بتوانید از جاهایی که نیروی کارتان انتظارات شما را برآورده نکرده و توضیح اینکه این موضوع چه تاثیری بر تیم یا سازمان گذاشته، مثال‌‌‌های مشخصی به او بدهید، بهتر می‌تواند دلیل صحبت شما را درک کند. اگر به جای تمرکز روی فرد، روی کار او تمرکز کنید، احتمال بیشتری وجود دارد که او به جای دفاع کردن، به صحبت‌‌‌های شما گوش دهد.

اشتباه سوم: نپرسیدن سوال‌‌‌های مناسب

گفت‌‌‌وگوی عملکردی باید یک گفت‌‌‌وگوی دوطرفه باشد؛ به‌خصوص وقتی می‌‌‌خواهیم نظرات منفی‌‌‌مان را به نیروی کار منتقل کنیم. برای اینکه به نیروی کار کمک کنیم عملکردش را بهبود بخشد، باید بفهمیم چرا عملکرد ضعیفی داشته است. پرسیدن سوال‌‌‌های درست به ما کمک می‌کند به این هدف برسیم. به جای اینکه با جمله‌‌‌های قطعی مثل «این روزها به اندازه کافی روی کارت تمرکز نمی‌‌‌کنی» شروع کنیم، بهتر است سوال‌‌‌های باز بپرسیم؛ مثلا «در مورد کارت چه احساسی داری؟» یا «اوضاع کاری‌‌‌ات چطور است؟» این‌جور سوال‌‌‌ها به ما کمک می‌کنند دیدگاه کارکنان را بهتر درک کنیم و بفهمیم چه مشکلاتی دارند. وقتی نیروی کارمان صحبت می‌کند، باید قضاوتمان را کنار بگذاریم و با دقت به حرف‌‌‌هایش گوش کنیم. دلایل مختلفی می‌تواند باعث عملکرد ضعیف شود و هر دلیل، راه‌حل خاص خودش را می‌‌‌طلبد. برخی از دلایل رایج عبارتند:

• مشکلات شخصی مثل بیماری یا مشکلات خانوادگی

• نداشتن مهارت یا تجربه کافی برای انجام کار

• مشخص نبودن انتظارات از او

• داشتن نگرش منفی یا کمبود انگیزه

اشتباه چهارم: شخصی کردن مساله

وقتی می‌‌‌خواهیم با نیروی کارمان در مورد عملکردش صحبت کنیم، نباید او را دشمن خود بدانیم. وقتی با لحنی تند و انتقادی با او صحبت می‌‌‌کنیم، مثلا بگوییم «تو انتظارات مرا برآورده نکردی» یا «کار را خراب کردی و حالا پروژه با مشکل مواجه شده» در واقع خودمان را مقابل نیروی کارمان قرار می‌‌‌دهیم. به جای این کار، بهتر است روی کار تمرکز کنیم نه روی شخص. باید خودمان را به عنوان کسی ببینیم که می‌‌‌خواهد بین نیازهای شرکت و توانایی‌‌‌ها و عملکرد نیروی کار هماهنگی ایجاد کند. برای این کار می‌توانیم از یک روش بی‌‌‌طرفانه استفاده کنیم.

اشتباه پنجم: نداشتن برنامه‌‌‌ای مشخص برای بهبود

فقط گفتن اینکه عملکرد فرد خوب نیست کافی نیست. بعد از اینکه مشخص کردیم چه مشکلاتی وجود دارد، باید با هم برنامه‌‌‌ای برای حل این مشکلات بچینیم. اگر این کار را نکنیم، فرد نمی‌‌‌داند که برای بهتر شدن چه کاری باید انجام دهد و نمی‌تواند پیشرفت خودش را بسنجد. ابتدا باید مشکلات را به صورت واضح مشخص کنیم و بگوییم که برای حل هر مشکل چه کاری باید انجام شود. این کار باید با مشورت با خود نیروی کار انجام شود تا او هم بداند که از او چه انتظاری می‌رود. ممکن است برای کامل کردن این برنامه به چند جلسه نیاز داشته باشیم. اگر نیروی کار در مسیر پیشرفت با مشکل روبه‌‌‌رو شد، می‌توانیم در این جلسات به او کمک کنیم مشکل را حل کند و برنامه را اصلاح کنیم.

منبع: HBR