دستورهای چت‏‏‌جی‏‏‌پی‏‏‌تی برای خلاصی از کارهای کسل‏‏‌کننده

یک شنبه 1404/01/31 18:08 دسته بندی: مدیران کد خبر: 22913

ماشین هرگز جای شما را نمی‌‌‌گیرد، اما شخصی که بلد است با آخرین تکنولوژی روز کار کند ممکن است جای شما را بگیرد. در صنعت، صاحبان کسب و کاری که هوش مصنوعی و خودکارسازی را در تاروپود سازمانشان می‌‌‌تنند، نسبت به آنهایی که در برابر تکنولوژی مقاومت می‌کنند، مزیت رقابتی دارند.

برای کاربردهای شخصی هم، خودکارسازی می‌تواند کارهای کسل‌‌‌کننده و تکراری را حذف و زمان و انرژی بیشتری برای کارهای معنادار باقی بگذارد.

چت‌‌‌جی‌‌‌پی‌‌‌تی منبعی عالی برای ادغام ابزارهای خودکارسازی جدید در فرآیندهای روزانه ماست. چند دستور آن را با هم مرور می‌‌‌کنیم:

مرتب کردن صندوق ورودی ایمیل. یکی از مطالعات اخیر مایکروسافت نشان می‌دهد بیشتر وقت افراد به برقراری ارتباط می‌‌‌گذرد و اکثر شرکت‌کنندگان حاضر در آن پژوهش معتقد بودند وقت کافی برای تمرکز عمیق ندارند. با این اوصاف دیگر جای تعجبی باقی نمی‌‌‌ماند که خیلی‌‌‌ها احساس می‌کنند کارشان اصلا پیش نمی‌رود. خود ایمیل به تنهایی ۱۵‌درصد از روز کاری‌‌‌شان را به خود اختصاص می‌دهد. یعنی ۱.۲ ساعت از یک روز کاری ۸ ساعته که به معنای ۶ ساعت در هفته است، پس تقریبا یک روز کامل در هفته صرف رسیدگی به ایمیل‌‌‌ها می‌شود.‌مشکل کجاست؟ ما زمان ارزشمند زیادی را بی‌‌‌مورد صرف جست‌‌‌وجو در اینباکس می‌‌‌کنیم. ابزارهای خودکارسازی می‌توانند به ما کمک کنند دقایق باارزشمان را پس بگیریم. یک راه ساده برای شروع، استفاده از قابلیت چت‌‌‌جی‌‌‌پی‌‌‌تی در تنظیم فیلترها و قوانین ایمیل است.

این دستور را امتحان کنید:

برای تنظیم قوانین و فیلترهای ایمیل‌هایم در [جی‌‌‌میل یا اوت‌‌‌لوک] به کمک احتیاج دارم. قوانینی تعبیه کن که به من کمک کند صندوق ورودی ایمیلم را مرتب کنم. هدفم این است که:

- ایمیل‌‌‌های ارسالی فرستنده‌‌‌های خاص به پوشه‌‌‌های مشخصی منتقل شوند.

- پیوست‌‌‌ها به‌‌‌طور خودکار ذخیره شوند.

- ایمیل‌‌‌ها بر اساس کلمات کلیدی در عنوان یا متن دسته‌‌‌بندی شوند.

- ایمیل‌‌‌های خاصی به‌‌‌طور خودکار حذف یا بایگانی شوند.

- برای خبرنامه‌‌‌ها و ایمیل‌‌‌های تبلیغاتی پوشه‌‌‌هایی ایجاد شوند.

حذف ارتباطات تکراری. کمی بعد از شروع کسب و کارم متوجه شدم که دائما ایمیل‌‌‌های یکسانی دریافت می‌‌‌کنم. با رشد شرکت محتوای ایمیل‌‌‌ها تغییر کرد، اما مشکل به قوت خود باقی ماند و من همچنان باید وقت ارزشمندم را صرف این می‌‌‌کردم که برای صدمین بار ایمیلی تکراری با پاسخی تکراری بفرستم؛ یا اینکه می‌توانستم الگویی بسازم که به پرسش‌‌‌های متداول رسیدگی کند.

من همیشه می‌‌‌گویم: «اگر کاری تکراری است و مرتب اتفاق می‌‌‌افتد و نیاز به کمترین اطلاعات شخصی دارد، خوراک خودکارسازی است.»

برای ایجاد چنین قالبی، اول فهرستی از انواع ایمیل‌‌‌ها و سوالاتی که به طور مکرر دریافت می‌‌‌کنید، آماده کنید و بعد این فهرست را دسته‌‌‌بندی کنید. از چت جی‌‌‌پی‌‌‌تی بخواهید با استفاده از این دستور برای هر دسته قالبی تهیه کند:

من برای ساخت قالب ایمیل به منظور پاسخ دادن به [توضیح نوع ایمیل] نیاز به کمک دارم. می‌‌‌خواهم این مطالب را در قالب بگنجانی:

[توضیح مختصری درباره مقدمه یا احوال‌‌‌پرسی که می‌‌‌خواهید در قالب باشد].

[تشریح پاسخ اصلی یا اطلاعاتی که می‌‌‌خواهید ارائه دهید].

[اشاره به هر حرکت یا مراحل بعدی].

[مشخص کنید که می‌‌‌خواهید ایمیل چگونه خاتمه پیدا کند. مثلا با تشکر یا هر عبارت پایانی دیگری.].

قالب که نهایی شد، آن را با برچسبی که به راحتی قابل شناسایی باشد در برنامه‌‌‌ریزی ایمیلتان ذخیره کنید. بعد هربار که ایمیلی مطابق با قالب آن دسته داشتید، فقط اطلاعات گیرنده را وارد و ایمیل را ارسال کنید.

خودکارسازی تولید محتوا. چت‌‌‌جی‌‌‌پی‌‌‌تی نمی‌تواند

(و اصلا نباید) جای خلاقیت انسان را بگیرد. قرار نیست به این زودی‌‌‌ها رمان بزرگی بنویسد، اما می‌تواند روش کارآمدی برای شروع باشد، مثلا پیش‌‌‌نویس‌‌‌های قابل استفاده‌‌‌ای تولید کند و زمان بیشتری در اختیار شما قرار دهد تا بتوانید به خلاقیت خود بپردازید.

این دستور را امتحان کنید:

«می‌‌‌خواهم [نوع محتوا]یی به طول تقریبا [تعداد] کلمه برای [نام پلت‌فرم] تولید کنم. موضوع [توضیح مختصر] است. دوست دارم لحن نوشته [توضیح لحن، مثلا حرفه‌‌‌ای، مکالمه‌‌‌ای، متقاعدکننده و...] باشد.

نکات کلیدی که می‌‌‌خواهم در آن لحاظ شود به این شرح است: [خلاصه‌‌‌ای از اطلاعات، استدلال‌‌‌ها، یا نتیجه‌‌‌گیری‌‌‌ها]. پیش‌‌‌نویس اولیه این محتوا را تولید کن. همچنین فهرستی از سوالات یا پیشنهادهایی ارائه کن که می‌توانند به بهبود محتوا کمک کنند.»

وقتی پیش‌‌‌نویس آماده را داشته باشید، می‌توانید زمان بیشتری را صرف ویرایش، تحلیل کلمات کلیدی و بهبود متن کنید.

بهره‌‌‌برداری بهینه از جلسات. مطالعه مایکروسافت نشان می‌دهد افراد به‌‌‌طور متوسط ۲۳‌درصد از وقت خود را در جلسات تیمی می‌‌‌گذرانند، پس حالا که جلسات تقریبا یک‌‌‌چهارم زندگی کاری ما را در بر می‌‌‌گیرند، بهتر است نهایت بهره را از آنها ببریم.

چت جی‌‌‌پی‌‌‌تی در کنار سایر ابزارهای خودکارسازی می‌تواند به شما کمک کند کارهای بیهوده جلسات را حذف کنید و تمرکزتان را روی محتوای واقعی بگذارید. مثلا می‌توانید شرح جلسه را با استفاده از یک ابزار هوشمند ثبت و در یک سند گوگل ذخیره کنید و بعد از این دستور استفاده کنید:

«این جلسه را مرور و نکات کلیدی‌‌‌اش را خلاصه کن. لطفا جاهایی را که نیاز به پیگیری دارد مشخص کن.»

همچین می‌توانید قبل از جلسه از چت‌‌‌جی‌‌‌پی‌‌‌تی بخواهید دستور جلسه درست کند:

«مشغول کار روی دستور جلسه‌‌‌ای درباره [توضیح مختصر] هستم. اهداف اصلی عبارتند از [اهداف اصلی جلسه]. دستور جلسه را با ترتیبی منطقی تنظیم کن و زمان مناسب را به هر بخش اختصاص بده. بحث‌‌‌های مرتبط، موارد تصمیم‌‌‌گیری و نقش‌‌‌ها یا مسوولیت‌‌‌های شرکت‌کنندگان را هم اضافه کن.»

در نهایت، چت‌‌‌جی‌‌‌پی‌‌‌تی می‌تواند داده‌‌‌های سنگین و پیچیده‌‌‌ای را تحلیل و زمان شما را خالی کند تا به جای تحلیل داده، وقتتان را به تصمیم‌‌‌گیری‌‌‌های مبتنی بر آن داده‌‌‌ها اختصاص دهید.

می‌توانید مستقیما فایلتان را در چت جی‌‌‌پی‌‌‌تی بارگذاری کنید (فرقی نمی‌‌‌کند گوگل شیت باشد، یا فایل ورد، اکسل یا پاورپوینت). بعد از آن بخواهید کار را شروع کند. به عنوان مثال این ابزار هوش مصنوعی می‌تواند انبوهی از داده‌‌‌ها را ادغام و پاک‌‌‌سازی کند، نمودارشان را بسازد و بینش‌‌‌های مبتنی بر داده ارائه دهد. همچنین می‌تواند برای خلاصه‌‌‌سازی داده‌ها و ارائه یافته‌‌‌ها و نتایجش گزارش ارائه دهد.

منبع: Forbes