بهینه‏‏‌سازی جذب نیرو با «چرخه کامل استخدام»

در این مطلب، نحوه شکل‌‌‌گیری فرآیند چرخه کامل استخدام، مزایا و معایب آن و نحوه شروع کار با چرخه کامل استخدام در سازمان را بررسی خواهیم کرد.

 چرخه کامل استخدام چیست؟

چرخه کامل استخدام یک رویکرد جامع برای مدیریت کل فرآیند استخدام است. مسوول استخدام، در کلیه مراحل چرخه، از فراخوان جذب نیرو برای پست‌‌‌های خالی، تا منبع‌‌‌یابی متقاضیان و استخدام کامل نیرو حضور دارد. با توجه به اندازه سازمان، فردی که مسوول چرخه کامل استخدام است، ممکن است متفاوت باشد. در یک استارت‌آپ یا سازمان کوچک، اغلب متخصص منابع انسانی به عنوان استخدام‌‌‌کننده در کل چرخه عمل می‌کند. در سازمان‌های بزرگ‌تر، تیم منابع انسانی متشکل از متخصصان مختلف است که برحوزه‌‌‌های تخصصی نظارت می‌کنند، اما یک نفر کل فرآیند را مدیریت می‌کند.

استخدام‌‌‌کننده‌‌‌های سازمانی و فریلنس هم اغلب با روش چرخه کامل، استخدام را انجام می‌دهند و این نقش را از ارائه جلسه توجیهی اولیه به متقاضی به واسطه منبع‌‌‌یابی، اطلاع‌‌‌رسانی و ارزیابی متقاضیان بر عهده می‌‌‌گیرند. این رویکرد جامع به آنها امکان می‌دهد یک تجربه استخدام یکپارچه را برای متقاضیان فراهم کنند. مسوولان استخدام هم می‌توانند بر کل فرآیند استخدام کنترل داشته باشند.

فرق روش چرخه کامل با روش معمولی استخدام در این است که در استخدام معمولی، افراد مختلف حوزه‌‌‌های مختلف چرخه استخدام را مدیریت می‌کنند. به عنوان مثال، یک نفر منابع استعداد را در اختیار دارد و متقاضیان را پیدا می‌کند، یک نفر مصاحبه‌‌‌های غربالگری را انجام می‌دهد و بسته‌‌‌های پاداش و مزایا را ایجاد می‌کند و مدیر منابع انسانی هم کار نهایی استخدام کارکنان جدید را بر عهده دارد. در مقابل، در چرخه کامل استخدام یک نفر بر کل فرآیند استخدام نظارت می‌کند.

 مزایا و معایب

  مزایا

تجربه بهتر برای متقاضیان: داشتن یک نقطه تماس واحد در کل چرخه استخدام، تجربه خوبی برای متقاضی کار ایجاد می‌کند. متقاضیان به جای اینکه همزمان با افراد مختلف گفت‌‌‌وگو کنند، بدون اینکه بدانند با چه کسی یا چه زمانی تماس بگیرند، با این روش می‌‌‌دانند چه کسی آنها را در هر مرحله از فرآیند راهنمایی می‌کند و این موضوع باعث اطمینان خاطر آنها می‌شود. برای مسوولان استخدام‌‌‌ نیز این یک فرصت عالی است تا رابطه‌‌‌ای معنادارتر با متقاضیان ایجاد کنند و باز هم تجربه آنها را بهبود ببخشند. با توجه به اینکه ۵۴‌درصد متقاضیان اذعان می‌کنند، از فرآیند استخدام یک شرکت به دلیل برقراری ارتباط ضعیف، دست کشیده‌‌‌اند، این موضوع می‌تواند بسیار مهم باشد.

کوتاه‌‌‌تر شدن زمان استخدام: وقتی یک نفر کل فرآیند را مدیریت کند، می‌تواند به طور قابل‌توجهی تنگناها را کاهش دهد، کارآیی را افزایش دهد و تعداد روزهایی را که لازم است متقاضی برای مصاحبه و پذیرش مراجعه کند کاهش دهد. اما این زمانی می‌تواند کارساز باشد که فردی که فرآیند استخدام را مدیریت می‌کند بسیار سازماندهی‌شده و دقیق رفتار کند.

استعدادیابی موثرتر: مطالعه گروه مشاوره بوستون، نشان می‌دهد دو‌سوم متقاضیان کار بر این باورند که فرآیند استخدام مناسب و روان باعث می‌شود کارفرمایان از رقبای خود متمایز شوند. سازمان‌هایی که فرآیند چرخه کامل استخدام را به شکل موثری مدیریت می‌کنند، تجربه بهتری برای داوطلبان ایجاد می‌کنند و زمان استخدام را کوتاه‌‌‌تر می‌کنند و به این ترتیب بهتر می‌توانند برای جذب استعدادهای برتر رقابت کنند.

کاهش هزینه‌‌‌های استخدام: چرخه کامل استخدام می‌تواند هزینه‌‌‌های اداری و عملیاتی را به میزان قابل‌توجهی کاهش دهد، اتکا به موسسه‌‌‌های کاریابی متفرقه و پرهزینه را کم کند و زیان‌‌‌های بهره‌‌‌وری ناشی از پست‌‌‌های خالی‌‌‌ مانده را به حداقل برساند. علاوه بر این، فرآیند استخدام سریع‌‌‌تر، استفاده کارآمدتر از منابع استخدام را تضمین می‌کند.

مسوولیت‌‌‌پذیری: وقتی یک نفر مسوول کل فرآیند باشد، مسوولیت همه افراد و فرآیندهای کوچک‌تر را هم بر عهده خواهد داشت و پاسخگوی هر مشکلی که پیش بیاید، خواهد بود.

مسیر استعدادیابی قوی‌‌‌تر: ارائه یک تجربه بهتر برای متقاضیان و یک سفر استخدام کارآمدتر، به شما کمک می‌کند متقاضیان شایسته‌‌‌تری را به سازمان جذب کنید و مسیر استعدادیابی خود را تقویت کنید.

بهبود حفظ استخدام‌‌‌های جدید: متقاضیانی که تجربه مثبت‌‌‌تری در طول مسیر استخدام دارند، اغلب در کارشان مشارکت‌‌‌جو، سازنده و با‌انگیزه‌‌‌تر خواهند بود. به همین دلیل، به احتمال زیاد بیشتر از یک سال در کار خود باقی می‌‌‌مانند.

  معایب

برای هر نوع سازمانی مناسب نیست: وقتی یک نفر در همه مراحل فرآیند استخدام مشارکت دارد، برای مدیریت همزمان متقاضیان با محدودیت مواجه می‌شود. بنابراین، چرخه کامل استخدام، برای نقش‌‌‌های بسیار تخصصی یا سازمان‌های کوچک‌تر مناسب است.

نیازمند مهارت‌‌‌های زیاد است: سازمان‌های بزرگ‌تر در هر بخش از فرآیند استخدام خود، از افراد متخصص استفاده می‌کنند، چون هر مرحله به مجموعه‌‌‌‌‌‌ای از مهارت‌‌‌ها و دانش نیاز دارد. یک شرکت بزرگ، معمولا دارای یک تیم استخدام است که بسته به اندازه سازمان از یک منبع استعداد، دستیار استخدام، چند استخدام‌‌‌کننده و یک مدیر تشکیل شده است. اینکه از یک نفر بخواهیم بر تمام مهارت‌‌‌های موردنیاز برای استخدام در چرخه کامل تسلط داشته باشد، با چالش همراه خواهد بود.

 ۶ مرحله برای اجرای فرآیند چرخه کامل استخدام

۱-آماده‌‌‌سازی: این مرحله شامل جمع‌‌‌آوری اطلاعات توسط مسوول استخدام است. به محض اینکه درخواست شغل در داخل سازمان تایید شد، مسوول استخدام و مدیرش در مورد شرایط خاص برای موقعیت جدید بحث خواهند کرد. این گفت‌‌‌وگو مهارت‌‌‌ها و تجربه موردنیاز، نقش در تیم، شخصیت و قابلیت‌‌‌های یک متقاضی شغلی را دربرمی‌گیرد. مسوول استخدام‌‌‌ از اطلاعات جمع‌‌‌آوری‌‌‌‌شده برای نوشتن یک شرح شغلی شفاف و فراگیر که در داخل سازمان کاربرد دارد استفاده می‌کند. آنها سپس بر اساس شرح شغلی، یک آگهی شغلی دقیق و جذاب می‌‌‌نویسند و آن را منتشر می‌کنند.

می‌توانید از یک ابزار هوش مصنوعی مولد مانند چت‌‌‌جی‌‌‌پی‌‌‌تی برای سرعت بخشیدن به این فرآیند استفاده کنید.

۲- منبع‌‌‌یابی‌‌‌: وقتی آگهی شغلی شما آماده شد، وقت آن است که منبع‌‌‌یابی را آغاز کنید. این مرحله شامل مشخص کردن مکان‌‌‌هایی است که احتمالا کارجوی ایده‌‌‌‌‌‌آل خود را پیدا می‌‌‌کنید. در این خصوص، می‌توانید از برخی رسانه‌‌‌های متداول منبع‌‌‌یابی همچون: سایت‌‌‌های کاریابی، صفحات رسانه‌‌‌های اجتماعی، بنگاه‌‌‌های کاریابی، نمایشگاه‌‌‌های شغلی و معرفی افراد استفاده کنید. مسوولان استخدام‌‌‌ می‌توانند با جست‌‌‌وجوی فعال و مشارکت دادن کارجوهای بالقوه‌‌‌ که ممکن است برای این شغل درخواست نداده باشند، از طریق شبکه‌‌‌ها، رسانه‌‌‌های اجتماعی و سایر پلتفرم‌‌‌ها، رویکردی فعالانه داشته باشند. این تعامل استراتژیک، به ایجاد روابط با استعدادهای برتر کمک می‌کند.

در طول مرحله منبع‌‌‌یابی، مسوول استخدام باید به طور منظم با مدیر واحد خود در تماس باشد تا به‌‌‌روزرسانی‌‌‌های به‌‌‌موقع را به او گزارش دهد. اگر مسوول استخدام، فقط روی نقش‌‌‌های بسیار تخصصی تمرکز کند، منبع‌‌‌یابی آسان‌‌‌تر می‌شود. پیدا کردن کارجوها در یک رشته خاص، تعداد کانال‌‌‌های منبع‌‌‌یابی بالقوه را که باید استفاده کنید، کاهش می‌دهد و این امکان را برای شما فراهم می‌کند که هر کانال را بهتر ردیابی کنید. تمرکز روی نقش‌‌‌های تخصصی، ایجاد و نگهداری از منبع استعدادها را آسان‌‌‌تر می‌کند.

۳-غربالگری: غربالگری اولیه کارجوها می‌تواند به چند شکل انجام شود:

  غربالگری رزومه: غربالگری رزومه رایج‌‌‌ترین تکنیک است. این روش به مسوول استخدام کمک می‌کند ارزیابی کند که داوطلبان تا چه حد معیارهای شرح وظایف شغلی را برآورده می‌کنند.

  غربالگری تلفنی/ چت‌‌‌بات‌‌‌: این روش کمک می‌کند انتظارات بین متقاضی کار و کارفرما با هم همسو شود. سوالات غربالگری ممکن است شامل موضوعاتی مانند مهارت‌‌‌ها و تجربه مربوطه، انتظارات غرامت و مزایا، سطح تعهد (به عنوان مثال، تمام‌‌‌وقت، پاره وقت یا آزاد)، تاریخ شروع کار و سایر عوامل احتمالی قابل طرح باشد. از آنجا که این یک روش نسبتا استاندارد است، می‌توان در برخی موارد، مخصوصا وقتی تعداد کارجوها بالاست، از چت‌‌‌بات استفاده کرد.

  پیش‌‌‌انتخاب: این یک روش غربالگری قدرتمند است که به جلوگیری از عدم‌تطابق احتمالی کمک می‌کند. ابزارهای پیش‌‌‌انتخاب، شامل تست توانایی شناختی، آزمون‌‌‌های قضاوت موقعیتی، پرسش‌نامه‌‌‌های شخصیتی و سایر آزمون‌‌‌هایی است که می‌تواند به پیش‌بینی کیفیت استخدام جدید کمک ‌‌‌کند. ارزیابی‌‌‌های پیش از استخدام همچنین می‌تواند شامل یک پیش‌‌‌نمایش واقعی از شغل باشد که به مدیریت انتظارات بین متقاضی و کارفرما کمک می‌کند و منجر به استخدام بهتر می‌شود. آزمون‌‌‌های پیش‌‌‌انتخاب اغلب برای مواقعی که تعداد متقاضیان بالاست، استفاده می‌‌‌شوند. هدف از این مرحله، کاهش تعداد داوطلبان به یک گروه قابل مدیریت از ۳ تا ۱۰ نفر است. سپس این داوطلبان می‌توانند فرآیند گزینش و مصاحبه را آغاز کنند.

۴- گزینش: فرآیند گزینش، شامل شناسایی بهترین فرد سازگار با نقش مورد نظر، از طریق انجام مصاحبه می‌شود. بخش بزرگی از این مرحله شامل مدیریت زمان و وظیفه است. مصاحبه‌‌‌های متقاضیان باید برنامه‌‌‌ریزی شوند و مورد تایید قرار گیرند. سپس وظایف باید بررسی شوند و بازخورد سازنده ارائه شود. مهم‌ترین بخش این مرحله، رابطه مسوول استخدام با مدیر واحد است. آنها باید مرتب در تماس نزدیک باشند تا در مورد لیست نهایی کارجوها گفت‌‌‌وگو کنند، بازخورد هر فرد را جمع‌‌‌آوری کنند و مطالبات را مجددا بررسی کنند.

همچنین باید اطمینان پیدا کنند که همه متقاضیان تجربه یکسانی داشته‌‌‌اند - از دعوت اولیه برای مصاحبه گرفته تا ارائه توضیحات به آنها و ترتیب سوالات پرسیده‌شده. این مساله می‌تواند به کاهش خطر سوگیری در فرآیند مصاحبه کمک کند.

۵- استخدام: وقتی مسوول استخدام و مدیر واحد، لیست نهایی خود را به یک تا سه متقاضی کاهش دادند، زمان تصمیم‌گیری فرا می‌‌‌رسد. مسوول استخدام، در همه مراحل چرخه کامل حضور دارد، اما تصمیم نهایی با مدیر واحد است. در این مرحله، مسوول استخدام می‌تواند راهنمایی‌‌‌هایی را برای اخذ تصمیم ارائه کند. این تصمیم بهتر است با رویکردی داده‌‌‌محور گرفته شود. به عبارت دیگر، از معیارهای از پیش تعریف‌‌‌شده (دانش، مهارت، رفتار، انگیزه‌‌‌ها و...) برای امتیازدهی به هر داوطلب در طی فرآیند گزینش استفاده کنید.

پس از اینکه بهترین متقاضی را انتخاب کردید، می‌توانید کار تعریف یک پیشنهاد شغلی رسمی را شروع کنید که باید شامل عنوان شغل، بسته غرامت و مزایا، ساعات کار و مسوولیت‌‌‌های آن نقش باشد. وقتی تصمیم می‌‌‌گیرید کار خود را با یک متقاضی پیش ببرید، ممکن است بخواهید سوابق گذشته او را هم بررسی کنید و این راهی برای تایید برداشت شما از فرد مورد نظر و جمع‌‌‌آوری اطلاعات بیشتر از منابع متعدد است. این کار، به‌ویژه اگر در طول فرآیند مصاحبه، در مورد شایستگی یا مهارت خاصی شک داشته باشید، مفید است.

۶- پذیرش سازمانی: زمانی که داوطلب، قرارداد کاری خود را امضا کرد، دوره پیش از پذیرش شروع می‌شود که همان فاصله زمانی بین امضای قرارداد تا شروع واقعی کار جدید است. در این دوران، می‌توانید کتابچه راهنما برای فرد گزینش‌‌‌شده بفرستید، از او دعوت کنید به فعالیت‌‌‌های تیمی غیررسمی بپیوندد، در مورد اولین روز کاری اطلاعات به اشتراک بگذارید یا یک ملاقات مجازی و جلسه آشنایی با همکاران را ترتیب بدهید.  این کار اغلب برعهده منابع انسانی با مشارکت مدیر واحد است، اما مهم است که مسوول استخدام هم به طور منظم این فرآیند را با نیروی کار جدید چک کند. پس از ایجاد یک رابطه کاری، نیروی کار ممکن است احساس راحتی بیشتری داشته باشد و بتواند نگرانی‌های خود را حداقل در چند هفته اول با مسوول استخدام در میان بگذارد.

چرخه کامل استخدام، اگر در شرایط مناسب و به خوبی اجرا شود، می‌تواند به شما کمک کند تجربه بهتری برای کارجو ارائه دهید، هزینه‌‌‌های استخدام را کم کنید و یک مجموعه استعداد قوی ایجاد کنید. بهبود تلاش‌‌‌های استخدامی، در مراحل شش‌‌‌گانه فرآیند استخدام، به سازمان امکان می‌دهد بهترین افراد را استخدام کند و از پیشرفت آن اطمینان حاصل کند.

• منبع: AIHR