صاحبان کسب‌وکار چگونه می‌توانند از مهم‌ترین دارایی خود، بیشترین بهره‏‏‌برداری را داشته باشند؟

10 راهکار افزایش بهره‏‏‌وری برای کارآفرینان

سه شنبه 1404/02/02 00:14 دسته بندی: مدیران کد خبر: 41394

هر روز صبح کارهای روزانه‌‌‌تان را فهرست کنید

داشتن یک تقویم هفتگی و ایجاد یک فهرست از کارهای روزانه در ابتدای صبح، راه ساده‌‌‌ای برای حفظ تمرکز بر مهم‌ترین اولویت‌‌‌های روز است. از این طریق می‌توانید اطمینان داشته باشید که هیچ کار مهمی را فراموش نمی‌‌‌کنید و وقت خود را ابتدا صرف اتمام آنها می‌‌‌کنید. در طول روز نیز می‌توان وظایف و کارهای جدیدی به این فهرست اضافه کرد یا تعداد اندکی از آنها را در فهرست روز بعد ثبت کرد.

فهرست کارهای روزانه باید قابل انجام و طبق زمان در دسترس باشند تا ضمن بهبود بهره‌‌‌وری، منجر به استرس و عجله در تکمیل وظایف کاری کنونی نشوند. کار کردن با سرعتی پیوسته (شاید لازم باشد آرام و پیوسته باشد) به شما اجازه می‌دهد که متمرکز بمانید و ریسک اشتباهات را کاهش دهید.

برنامه زمانی خود را خردمندانه تنظیم کنید

برای خردمندانه برنامه‌‌‌ریزی کردن، باید برآوردی به‌‌‌نسبت دقیق از مدت زمان لازم برای انجام هر وظیفه کاری داشته باشید. برای هر کدام از وظایف، زمان کافی اختصاص دهید که هنگام انجام آنها مجبور به عجله و تحمل استرس نباشید.

همیشه فکر خوبی است که مقداری زمان خالی برای کارهای غیرمنتظره و نیازمند توجه فوری کنار بگذارید. اگر در پایان روز متوجه شدید که مقداری زمان اضافه دارید، می‌توانید یک یا دو مورد از کارهای فردا را انجام دهید. برنامه‌‌‌ریزی خردمندانه زمانتان، مانع از فرسودگی شغلی می‌شود و به شما اجازه می‌دهد روی ریل بمانید. این موضوع به‌‌‌ویژه در سال‌های نخست رشد کسب و کارتان اهمیت دارد.

استراحت‌‌‌های کوتاهی برای تجدید قوا داشته باشید

حفظ تمرکز روی یک وظیفه کاری خاص پس از مدتی باعث افزایش بهره‌‌‌وری در آن می‌شود. به همین دلیل متخصصان توصیه می‌کنند که همواره بازه‌‌‌های طولانی‌‌‌تر و بدون عوامل حواس‌پرتی را به کارهای خود اختصاص دهید. به عنوان مثال، برخی توصیه کرده‌‌‌اند که دست‌‌‌کم ۹۰ دقیقه به حفظ تمرکز خود روی انجام یک وظیفه کاری ادامه دهید. یک پژوهش، زمان ۵۲ دقیقه‌‌‌ای را پیشنهاد داده است و کمترین زمان لازم برای متمرکز شدن فکر و بهبود عملکرد در وظیفه جاری ۲۰ تا ۲۵ دقیقه عنوان شده است.

با این حال، برخی کارآفرینان مدت‌‌‌های طولانی‌‌‌تری روی یک کار متمرکز می‌‌‌شوند. این رویکرد به‌‌‌ویژه اگر در کارتان گره افتاده باشد، چندان موثر نیست و پس از مدتی، شتاب و عمق تمرکز خود را از دست می‌‌‌دهید. به همین دلیل توصیه می‌شود که گاهی توجه خود را از کار پس بگیرید و دست‌‌‌کم ۵ دقیقه استراحت کنید. همچنین می‌توانید برای یک قدم زدن کوتاه بیرون بروید یا از صندلی خود بلند شوید و به عضلاتتان استراحت دهید. از کار فاصله بگیرید و به ذهنتان اجازه دهید که خود را بازسازی کند. به رادیو گوش دهید یا با یکی از همکارانتان صحبت کنید.

برخلاف تصور، بزرگ‌ترین ایده‌‌‌ها و راهکارها نه لزوما هنگام کار و تمرکز بلکه زمان رهایی و آزادی کامل ذهن به دست می‌‌‌آیند. جدا شدن از کار و قطع زنجیره افکارتان به شما اجازه می‌دهد که بار دیگر با چشمانی تازه به موضوع نگاه کنید. این اقدام، موانع ذهنی را کنار می‌‌‌زند و فرصتی برای مواجهه با مسائل از ابعادی دیگر فراهم می‌‌‌آورد.

طی روز، نکته‌‌‌برداری کنید

یک دفترچه یادداشت کوچک یا برگه‌‌‌های نکته‌‌‌برداری در طول روز همراه خود داشته باشید. هیچ‌گاه نمی‌‌‌دانید در چه زمانی ایده جدید سراغ شما خواهد آمد. داشتن یک خودکار و دفترچه یادداشت به شما این فرصت را می‌دهد که ایده‌‌‌های خود را ثبت کنید یا کارهایی به فهرست وظایف روزانه خود بیفزایید؛ حتی اگر هنگام حل و فصل کارهای شخصی به ذهن‌‌‌تان رسیده باشند.

ممکن است حافظه فوق‌‌‌العاده‌‌‌ای داشته باشید ولی زمان مواجهه با وظایف کاری مختلف در طول روز، نه تنها احتمال فراموشی وجود دارد، بلکه بهتر است ذهن خود را خالی نگه دارید. نوشتن ایده‌‌‌ها به شما اطمینان می‌دهد که آنها را از دست نمی‌‌‌دهید و در فرصت مناسب امکان بازگشت و رسیدگی به آنها را خواهید داشت.

استرس دارید؟ چند نفس عمیق بکشید

همه ما روزهایی را تجربه می‌‌‌کنیم که کارها از مدار کنترل خارج می‌‌‌شوند. در چنین روزهایی برنامه‌‌‌ها به حاشیه می‌‌‌روند و به نظر هیچ‌‌‌چیز درست پیش نمی‌رود. اجازه ندهید این احساس شما را غرق کند. به محض آنکه شروع به احساس استرس کردید، کار خود را متوقف کنید و چند نفس عمیق بکشید. شرایط را ارزیابی کنید و وظایف پیش‌‌‌ روی خود را اولویت‌‌‌بندی کنید.

چند دقیقه از زمان خود را صرف سازماندهی افکار و تمرکز مجدد کنید. چند تنفس عمیق، اکسیژن تازه را به مغزتان می‌‌‌رساند و در توانایی تمرکز و ادامه برنامه‌‌‌هایتان معجزه می‌کند.

حواس‌پرتی را به حداقل برسانید

یکی از بزرگ‌ترین عوامل کاهش بهره‌‌‌وری، حواس‌پرتی دائمی است. تماس‌‌‌های تلفنی، سروصدای پس‌‌‌زمینه، پیام‌‌‌های متنی و سایر عوامل حواس‌پرتی می‌توانند پیشرفت شما را کند کنند و منجر به حس استیصال شوند. صدای موبایل خود را کاهش دهید یا حتی از هدفون‌‌‌های عایق صدا استفاده کنید تا صداهای بیرونی را به حداقل برسانید. اگر در خانه کار می‌‌‌کنید، با اعضای خانواده روی یک بازه زمانی سکوت و اهمیت کار خود توافق کنید تا بتوانید پروژه خود را به اتمام برسانید. زمان‌بندی مشخصی داشته باشید که هنگام نیاز بتوانید استراحت کافی داشته باشید.

یک فضای کار راحت ایجاد کنید

در صورتی که جسم و ذهن‌‌‌تان راحت نباشند، بهره‌‌‌وری‌‌‌تان به شدت کاهش خواهد یافت. فضای کاری راحتی ایجاد کنید که تمام وسایل و لوازم موردنیاز را در دسترس خود داشته باشید. یک صندلی اداری محکم، یک فضای نگهداری و مرتب‌‌‌سازی لوازم کار و یک میز کار ارگونومیک که به راحتی قابل تنظیم بر اساس نیازتان باشد، راحتی و قدرت تمرکز شما را افزایش می‌دهند. با رعایت اینها بهره‌‌‌وری شما افزایش خواهد یافت و می‌توانید روی وظیفه کاری کنونی خود متمرکز بمانید. همچنین فکر خوبی است که یک پنکه یا بخاری برقی کوچک برای حفظ دمای اتاق در نزدیکی خود داشته باشید.

از نور طبیعی استفاده کنید

تا جای ممکن از نور طبیعی استفاده کنید. نور مهتابی می‌تواند ریتم طبیعی بدن شما را به هم بزند و منجر به سردرد شود. با آنکه ممکن است گاهی برای مشاهده جزئیات خاصی نیاز به یک چراغ مطالعه یا لامپ ال‌‌‌ای‌‌‌دی خاصی داشته باشید، در حال عادی نور طبیعی نتیجه بهتری بر جسم و ذهن‌‌‌تان می‌‌‌گذارد. نور طبیعی از خستگی چشم می‌‌‌کاهد و چند نفع برای سلامتی دارد. پنجره را باز کنید تا نور به داخل بتابد و هوای اتاق تازه شود. چند نفس عمیق بکشید و طی روز کاری خود اندکی از طبیعت لذت ببرید.

هوشمندانه‌‌‌تر کار کنید نه سخت‌‌‌تر

هوشمندانه کار کردن و نه سخت‌‌‌تر کار کردن، توصیه‌‌‌ای است که همه ما با آن آشنایی داریم. به دنبال راه‌‌‌هایی برای افزایش کارآیی خود بگردید. از میانبرها برای حذف اوقات تلف‌‌‌شده خود استفاده کنید. اگر احساس می‌‌‌کنید که برای پیشرفت کردن، بیش از حد روی وظایف روزمره و حفظ وضع موجود وقت می‌‌‌گذارید، یک دستیار استخدام کنید. ممکن است حتی فقط چند ساعت در هفته کمک نیاز داشته باشید. برخورداری از چنین کمک‌‌‌هایی، بیش از حد تصورتان به افزایش بهره‌‌‌وری کمک می‌کند و شاید اجازه دهد حجم کاری خود را به طرز قابل‌توجهی افزایش دهید.

خودمراقبتی را تمرین کنید

بهره‌‌‌وری شما بیش از هر چیز، در صورت بی‌‌‌توجهی به سلامت جسم و روان آسیب خواهد دید. تمرین خودمراقبتی می‌تواند شامل استراحت کافی در شب، خوردن غذای سالم یا فعالیت جسمانی لازم باشد. برای معاینه سالانه به دکتر مراجعه کنید. اگر می‌‌‌خواهید هنگام کار بهره‌‌‌وری و تمرکز کافی داشته باشید، سلامت جسم و روان خود را در اولویت قرار دهید. استرس خود را با قدم زدن یا چند دقیقه مراقبه کاهش دهید. از زمان‌‌‌های استراحت کوتاه خود برای تنفس عمیق و چند تمرین کششی استفاده کنید. همچنین از موسیقی مورد علاقه‌‌‌تان برای بهبود روحیه و تمرکز ذهن بهره ببرید.

منبع: European Business Review