۶ پرسش دقیق برای اینکه به کیفیت عملکرد واقعی نیروی کارتان پی ببرید

کارکنان چرخ‌دنده‏‏‌های ماشین نیستند !

یک شنبه 1404/03/18 01:58 دسته بندی: مدیران کد خبر: 39151

«استیون راجلبرگ»، استاد ارشد در دانشگاه شارلوت کارولینای شمالی، کلید کار را پرسیدن سوال‌‌‌های درست، در جلسات فردی متمرکز می‌‌‌داند.

او می‌‌‌گوید: «چیزی که در دوران پاندمی از آن غافل شدیم، ارتباط و حس دیده شدن توسط افرادی است که برای موفقیت و مسیر شغلی ما مهم هستند. ما از مکالمه‌‌‌هایی مهم غافل شدیم.»

برای اینکه مطمئن شوید از حال همکارانتان خبر دارید و با آنها همدل و همراه هستید، کارشناسان پیشنهاد می‌کنند ۶پرسش را مطرح کنید تا روابطتان از تعاملات سطحی فراتر رود.

۱- در مقیاس ۱ تا ۱۰، امروز چطور بودی؟

سوال‌‌‌های کلی و فرمالیته مثل «چه خبر؟ چطوری؟» معمولا به پاسخ‌‌‌های سطحی مثل «خوبم، ممنون» منجر می‌‌‌شوند. اما به گفته راجلبرگ، وقتی از اعضای تیم بخواهید وضعیت الانشان را طبق یک مقیاس عددی ارزیابی کنند، به شکل دقیق‌‌‌تری از خودارزیابی می‌‌‌رسید.

این موضوع به‌‌‌ویژه برای کارکنان دورکار که ممکن است احساس انزوا و تنهایی کنند، اهمیت دارد. مثلا اگر کسی امتیاز ۴ به وضعیتش بدهد، در ادامه باید بپرسید «چه فاکتورهایی باعث شده‌‌‌اند چنین امتیازی بدهی؟» تا راه برای بازخورد بیشتر و درک عمیق‌‌‌تر هموار شود.

او می‌‌‌گوید: «شاید کسی در حال دست و پنجه نرم کردن با یک پروژه سخت است یا در خانه مشکلی دارد. پرسیدن سوال‌‌‌های بعدی، می‌تواند کمک کند چیزهایی را بفهمید که در شرایط عادی نمی‌‌‌فهمیدید.»

سپالا می‌‌‌گوید: «البته از من به شما نصیحت! قبل از ورود به چنین مکالمه‌‌‌ای، لحنی حاکی از دغدغه‌‌‌مندی و همراهی داشته باشید. ارتباط چشمی برقرار کنید، صدایتان گرم و صمیمی باشد و این سیگنال را بفرستید که در صحنه حاضرید. بگذارید بفهمند این مکالمه به خاطر آنهاست و شما اول به عنوان یک انسان و بعد به عنوان نیروی کار به آنها اهمیت می‌‌‌دهید.»‌‌‌

۲- خارج از محیط کار، چه چیزی در حال حاضر شما را هیجان‌‌‌زده می‌کند؟

این پرسش به خودی خود ممکن است حس کارکنان را نسبت به کارشان نشان ندهد، اما به شما کمک می‌کند علایق مشابه یا متفاوت با آنها را شناسایی کنید و ارتباطتان نزدیک‌‌‌تر شود. راجلبرگ می‌‌‌گوید: «شناختن اعضای تیم به عنوان افرادی که خارج از محیط کاری، زندگی خودشان را دارند، به زمان و ایجاد اعتماد نیاز دارد. اما ایجاد چنین شالوده‌‌‌ای ارزشمند است، چون باعث می‌شود افراد بعدا راحت‌‌‌تر در مورد نگرانی‌ها و دغدغه‌‌‌هایشان صحبت کنند.» او در ادامه توصیه می‌کند که به منطقه امن همکارتان احترام بگذارید. اگر کسی برای حرف زدن در مورد زندگی و علایقش تردید داشت، اصرار نکنید. وقتی اعتمادشان را به دست آورید، خودشان راحت حرفشان را می‌‌‌زنند.

سپالا معتقد است برای پل زدن بین مسائل شخصی و حرفه‌‌‌ای در ادامه بپرسید: «چه چیزی سر کار، شما را به وجد می‌‌‌آورد؟ به عنوان یک سازمان، کدام کارهای ما به شما انرژی می‌دهند؟» هدفتان باید این باشد که وجوه مشترک چیزهایی که از آن خوششان می‌‌‌آید را پیدا کنید و بعد ببینید این چیزها چه فرصت‌‌‌هایی برای رشد و تعهد درون تیم ایجاد می‌کنند.

۳- آیا از کارتان معنایی استخراج می‌‌‌کنید؟ اگر نه، چه تغییراتی می‌تواند مفید باشد؟

تحقیقات نشان می‌دهد وقتی کارکنان در کارشان هدف و تعهد داشته باشند، احساس رضایت شغلی بیشتری می‌کنند و احتمال ماندنشان در سازمان بیشتر می‌شود. راجلبرگ پیشنهاد می‌کند به همین منظور سعی کنید از انگیزه‌‌‌های حرفه‌‌‌ای همکارانتان اطلاعات بیشتری به دست آورید. از آنها بپرسید: عاشق کدام جنبه‌‌‌های کارتان هستید؟ بابت چه چیزی دلهره دارید؟ آیا نقشی که دارید، انتظاراتتان را برآورده کرده؟ آیا چیزی – خوب یا بد – شگفت‌‌‌زده‌‌‌تان کرده؟ این موضوع به‌‌‌ویژه به کارکنان دورکار که با احساسات عدم‌اتصال به تیم دست و پنجه نرم می‌کنند، ارتباط پیدا می‌کند. او می‌‌‌گوید: «مساله فقط پرسیدن سوال نیست، بلکه هدف این است که نشان دهید می‌‌‌خواهید از اعضای تیم پشتیبانی کنید و کاری کنید کارشان برایشان معنا داشته باشد.»‌‌‌

سپالا می‌‌‌گوید: «گوش دادن فعال در اینجا نقش مهمی دارد. زیاد حرف نزنید و بیشتر کنجکاو باشید. اگر هم می‌‌‌خواهید حرفی بزنید، در ادامه و واکنش به حرف‌‌‌های طرف مقابل باشد. به این شیوه، او حس می‌کند حرف‌‌‌هایش شنیده شده و شما هم مطمئن می‌‌‌شوید آنچه او گفته را درست تفسیر کرده‌‌‌اید.»

۴- چه چیزی می‌تواند در بلندمدت، این شغل یا سازمان را برای شما جذاب‌‌‌تر کند؟

راجلبرگ می‌‌‌گوید: «مهم است که بفهمید چه چیزی باعث انگیزه و تعهد اعضای تیم شما می‌شود. انگیزه به طور مستقیم به تعهد، رضایت و ماندن افراد کمک می‌کند.» پذیرا بودن در برابر ایده‌‌‌های آنها و شفاف بودن در مورد اینکه چه چیزهایی دست شما نیست و امکانش وجود ندارد، مهم است. به عنوان مثال، اگر کسی می‌‌‌خواهد به صورت تمام‌‌‌وقت از خانه کار کند، اما چنین گزینه‌‌‌ای در شرکت شما وجود ندارد، صریح بگویید که تا چه حد می‌توانید کاری در این زمینه انجام دهید. قول بیهوده ندهید و در عوض سعی کنید با همفکری به یک راه‌حل برسید.

فراموش نکنید که شنیدن بعضی بازخوردها می‌تواند سخت باشد. سپالا می‌‌‌گوید اگر نیروی کاری به اشکالاتی در کار اشاره کرد یا نقاط کوری را در رویکرد شما مورد تاکید قرار داد، طبیعی است که حالت تدافعی بگیرید. اما از «واکنش تند نشان دادن یا قطع کردن حرفش»، بپرهیزید. قرار است در این جلسه، نظرات آنها را بفهمید، نه اینکه وضعیت موجود را توجیه کنید. او می‌‌‌گوید: «از این موقعیت به عنوان فرصتی برای یادگیری استفاده کنید. اگر نتوانستید همه مسائل را پوشش دهید، جلسه دیگری را برنامه‌‌‌ریزی کنید.»

۵- چه چیزی باعث می‌شود در کار احساس کاستی و بیهودگی کنید و من چطور می‌توانم کمکتان کنم؟

اعضای تیم شما ممکن است با چالش‌‌‌های مختلفی سروکار داشته باشند و شما ممکن است در مورد آنها اطلاع کامل نداشته باشید: یک ماموریت سخت، دینامیک‌‌‌های تیمی پیچیده، یا زیردستی که عملکرد کاری ضعیفی دارد. سپالا می‌‌‌گوید، شناسایی این موانع و نگرانی‌ها می‌تواند به شما کمک کند حمایت درستی داشته باشید. هدف این است که بفهمید «چه چیزی باعث می‌شود بهترین خودشان را ارائه کنند و آیا شما می‌توانید به تسهیل این موضوع کمک کنید؟» توصیه راجلبرگ این است که از آنها بخواهید در مورد وظایفی که حس می‌کنند وقت تلف‌‌‌کنی است یا نیاز است در کاری انتظارات شفاف‌‌‌تر بیان شوند، حرف بزنند. البته باید مراقب باشید در دام مدیریت ذره‌‌‌بینی نیفتید، وگرنه ریسک خراب شدن روابط و آسیب زدن به بهره‌‌‌وری آنها را خواهید داشت. «نباید بگذارید حس کنند می‌‌‌خواهید همه جزئیات کارشان را به آنها دیکته کنید. در غیر‌این‌صورت، مکالمه را ترک می‌کنند.»

۶- رویاها و اهداف کاری شما چیستند؟ برای اینکه شما را به سمت آنها سوق دهم، چه کاری از دستم برمی‌‌‌آید؟

بیشتر مدیران، اصلا به خودشان زحمت نمی‌‌‌دهند که از کارکنان بپرسند آرمان‌‌‌های حرفه‌‌‌ای بلند‌‌‌مدت آنها چیست و این یعنی از دست دادن فرصت. هر چقدر بیشتر در مورد رویاها و جاه‌‌‌طلبی‌‌‌های اعضای تیم‌‌‌تان اطلاعات داشته باشید و آنها را مثل چرخ‌دنده‌‌‌های ماشین نبینید، بیشتر می‌‌‌فهمید چه احساسی در مورد کار و آینده‌‌‌شان دارند.

سپالا می‌‌‌گوید برای اینکه از گفت‌‌‌وگوهای کلیشه‌‌‌ای فراتر بروید، با این سوال شروع کنید: «ما همیشه صرفا در مورد کسب و کار صحبت می‌‌‌کنیم. اما امروز می‌‌‌خواهم در مورد اهداف حرفه‌‌‌ای شما بپرسم. می‌‌‌خواهم مطمئن شوم در رسیدن به این اهداف کمکتان می‌‌‌کنم.»

فراموش نکنید که قرار نیست فقط اطلاعات جمع کنید؛ قرار است از آنچه درمی‌‌‌یابید، برای کمک به رشد و توسعه آنها استفاده کنید. روش کمک شما می‌تواند ارائه آموزش هدفمند، افزایش دامنه وظایف کاری، یا فرصت‌‌‌هایی برای به نمایش گذاشتن مهارت‌‌‌هایشان باشد؛ اما هدف این است که نشان دهید در رشد آنها سرمایه‌گذاری کرده‌‌‌اید.

کارشناسان می‌‌‌گویند در چنین مکالمه‌‌‌هایی، یک رویکرد جهانی استاندارد وجود ندارد. مهم این است که پرسش‌‌‌هایی انتخاب کنید که با شرایط شما و همکارانتان همخوانی داشته باشند و دینامیک‌‌‌های روابط شما را مدنظر قرار دهند. می‌توانید پرسش‌‌‌های مختلف را امتحان کنید تا به ریتم مناسبتان برسید.

در نهایت، مساله فقط پرسش‌‌‌هایی که می‌‌‌پرسید نیست، بلکه به گفته راجلبرگ، صراحت و علاقه واقعی شما به پاسخ‌‌‌هایی که می‌دهند هم اهمیت دارد. «این یعنی به دقت به آنها گوش می‌‌‌دهید، در آنچه به اشتراک می‌‌‌گذارند عمیق می‌‌‌شوید، و هر جا امکان داشته باشد از حمایت کردن دریغ نمی‌‌‌کنید.»

منبع: HBR