چطور خطاهای یک کارمند سالخورده را به او گوشزد کنیم؟

دو شنبه 1404/02/01 18:40 دسته بندی: مدیران کد خبر: 20086

مشاور عزیز،

من در یک دفتر مالی کار می‌‌‌کنم. همه همکارها با هم رابطه خوبی داریم. یکی از همکارهایم به نام «سیندی»، زن بسیار دوست داشتنی‌‌‌ای است که مدت زیادی از بازنشستگی‌‌‌اش گذشته و همچنان کار می‌‌‌کند. او سالیان سال در کارش مهارت زیادی داشته اما در حال حاضر کاملا مشخص است که کمی کند شده است.

او مرتب مرتکب اشتباه می‌‌‌شود، آن هم در مورد مسائل ابتدایی. مثلا صورتحساب مشتری‌‌‌ها را قاطی می‌‌‌کند، نام و تاریخ نامه‌‌‌ها را اشتباه می‌‌‌نویسد یا تاریخ قرارها را یادداشت نمی‌‌‌کند. همه در شرکت این را می‌‌‌دانند. در شغل ما، دقت بسیار مهم است و مشتری‌‌‌هایمان اطلاعات محرمانه‌‌‌شان را به ما می‌‌‌سپارند.

همکارها بارها درباره اشتباهات سیندی با رئیس صحبت کرده‌‌‌اند و او خودش هم از نزدیک شواهدش را دیده. اما هیچ اقدامی در موردش نمی‌‌‌کند. چند بار با سیندی صحبت کرده و از بعضی از ما خواسته که بر کار سیندی نظارت کنیم. از یکی از همکارها خواسته که خطاهای سیندی را ثبت و مرتبا به او (رئیس) ارسال کند. حس می‌‌‌کنم رئیسم نگران تبعیض سنی است. می‌‌‌گوید با منابع انسانی صحبت کرده اما انگار منتظر است که خود سیندی بالاخره یک روز دست از کار بکشد و استعفا دهد.

تقریبا یک سال است که رویه همین است. همه ما حس می‌‌‌کنیم داریم چغلی‌اش را می‌‌‌کنیم چون می‌‌‌دانیم اوضاع خوب نیست و باید موضوع را گزارش دهیم. سیندی عاشق شغلش است و خیلی خانم خوب و مهربانی است اما واقعا باید بازنشسته شود. اگر من جای او بودم دوست داشتم یک نفر این را به من بگوید اما شاید او خوشش نیاید. آیا باید چیزی به او بگوییم؟ اگر بله، چه چیزی؟

پاسخ: دوست عزیز، اولین مسوولیت شما در این شرایط، مشتری‌‌‌ها هستند که به شما اعتماد کرده‌‌‌اند. مشخص نیست رئیس از همکارها خواسته تا چه حد بر عملکرد سیندی نظارت داشته باشند. اما محض اطمینان، هر اطلاعاتی که از دست او می‌‌‌گیرید باید مرور و بررسی شود. بله درست است که با این کار، وقت هدر می‌رود و یک جورهایی دوباره‌‌‌کاری است، اما باید انجام شود. همچنین باید مراقب باشید که این نقطه ضعف او که بر همه روشن است آسیبی به شرکت و مشتری‌‌‌ها نزند.

نمی‌‌‌دانم رئیستان چه نیتی دارد اما در بدترین حالت، احتمالا دارد سند و مدرک جمع می‌‌‌کند تا برای اخراج سیندی پرونده درست کند. این از نظر قانونی یک گزینه امن است. کارفرما صرف نظر از ناتوانی یا سن، مجبور نیست نیروی کاری را که در انجام وظایف اساسی ناتوان است نگه دارد اما این حرکت، منفعلانه و بزدلانه است. به جز در چند مورد خیلی خاص، اخراج نباید بدون اطلاع قبلی انجام شود. یک احتمال هم هست که شاید رئیس نمی‌‌‌خواهد با اخراج سیندی، «آدم بده» این ماجرا باشد و منتظر است که خطاهای سیندی به اوج برسد و مجبورش کند. در هر صورت، هر لحظه‌‌‌ای که او در مدیریت این ماجرا تاخیر می‌‌‌کند، ریسکش بالاتر می‌‌‌رود.

در حالت ایده‌‌‌آل، بهتر است رئیس ماجرا را به سیندی بگوید و به او فرصتی دهد تا مشکل را حل کند و همزمان، احساس ارزشمندی و شان و منزلت او را حفظ کند. مثلا بگوید «به نظر می‌‌‌رسد اشتباهاتت بیشتر شده‌‌‌اند و عملکرد همیشگی‌‌‌ات را نداری و امکان این که این را نادیده بگیریم وجود ندارد. آیا همه چیز مرتب است؟ کمکی از دست ما برمی‌‌‌آید که از وقوع این خطاها در آینده جلوگیری شود؟»

اگر اوضاع بهتر نشد، وقتش است که پیامدهای آن لحاظ شده و به ماجرا ورود شود.

حق با توست. شاید سیندی با مشکل افت ذهنی یا یک مشکل جسمانی یا استرس یا عدم تمرکز یا مشکل خانوادگی یا شخصی درگیر باشد. اما مدیر و منابع انسانی باید به جای گمانه‌‌‌زنی، روی مشکلات عملکرد او تمرکز کنند و با او برای یافتن راه حل یا کمک، کار کنند. مثلا به او وظایف دیگری بدهند یا ساعت کارش را کمتر کنند یا حتی مرخصی اضافی دهند تا بتواند مشکلش را که باعث افت عملکردش شده حل کند.

به همین خاطر، تو و همکارها نباید این وظیفه را بر عهده بگیرید و با او جدی صحبت کنید چون ممکن است به خاطر سن او، دچار فرضیات نادرست شده باشید. این وظیفه شما نیست که تشخیص دهید وقت بازنشستگی‌‌‌اش است یا خیر.

شاید تو ترجیح دهی که در این شرایط، مشکل را صراحتا به تو بگویند اما تو در جایگاه سیندی نیستی. اما می‌‌‌توانی به شکلی دوستانه و صمیمانه به او بگویی «عه! سیندی، انگار اسم مشتری را اشتباه نوشته‌‌‌ای. امکانش هست درستش کنی؟» به عنوان یک همکار، همین که به اشتباهاتش، همان موقع و به شکلی صمیمانه اشاره کنی، کافیست. همچنین می‌‌‌توانی از او برای انجام کارهای غیرمهم، کمک بخواهی. فقط اگر دیدی از مسیر منحرف شد، تعجب نکن.

یا می‌‌‌توانی فقط ماجرا را نظاره کنی تا زمانی که خطاهای سیندی به اوج برسد بلکه مدیرتان دست از انفعال بردارد و وارد عمل شود و اقدامی کند. اگر مستقیما سراغ منابع انسانی بروی و قضیه را گزارش دهی ممکن است فشار روی رئیست بیشتر شود.

البته باز هم تاکید می‌‌‌کنم که هیچ شرکتی موظف نیست نیروی کار دارای عملکرد بد را نگه دارد که مبادا وجهه‌‌‌اش یا روحیه دیگران خراب شود. اما قطعا راه حل منصفانه‌‌‌ای وجود دارد که آن فرد را دقیقا در اوج نقطه ضعفش اخراج نکنیم. در جامعه‌‌‌ای که به دلیل مشکلات اقتصادی، کارکنان مجبورند تا سال‌‌‌ها پس از بازنشستگی کار کنند، باید یاد بگیریم چطور آنها را به سمت بازنشستگی سوق دهیم که شأ ن و منزلتشان نیز حفظ شود.

منبع: Washington Post